сання документів скорочує маршрут, а, отже, і час руху документів в ході виконання.
. Виконання технічних операцій з обробки і передачі документів технічним персоналом, творчих операцій - спеціалістами та керівниками.
. Поділ документів, включених до документообіг організації, на документопотоки. Розрізняють три основних типи документопотоков: вхідні, вихідні, внутрішні.
Таким чином, документація, будучи тісно пов'язана з усіма формами управлінської діяльності, використовується апаратом управління в якості способу й засобу реалізації покладених на нього функцій.
3.2 Використання зарубіжного досвіду документаційного забезпечення управління в організаціях
У спеціалізованих зарубіжних джерелах та науковій літературі робота з документами (Record Keeping) трактується як виробництво і збереження у формі записаної інформації повного, точного і достовірного свідчення управлінської діяльності. У російському документоведении і архівознавства еквівалентів терміну Record Keeping не існує.
В цілому робота з документами включає в себе: створення документів в ході управлінської діяльності, а також способи забезпечення відповідності створюваних документів певним вимогам; проектування, впровадження та експлуатацію системи роботи з документами (системи управління документами); управління документами, використовуваними як в управлінській діяльності (це традиційно належить до сфери управління документами - Records Management), так і в якості архіву (це традиційно належить до сфери управління архівами -Archives Administration).
Історично термін управління документацією зародився в США. Американські автори Ф.В.Хортон і К.Леннон вказують, що розуміння важливості управління документацією виникло в Сполучених Штатах Америки після Другої світової війни, коли країна загрузла в паперовій роботі і виникла необхідність привести всю документацію в порядок raquo ;. Термін управління документацією активно використовується у всьому світі.
У США організація, що займається питаннями документації, називається Національний архів і управління документацією (NationalArchivesandRecordsAdministration (NARA)).
Наприклад, у Німеччині вживається термін Schriftgutverwaltung raquo ;, який перекладається як управління письмовими документами raquo ;. У Великобританії для позначення терміна управління документами використовується поняття Records Management .
Аналіз робіт американських і німецьких дослідників дозволяє зробити висновок, що відсутня єдність у розумінні управління документацією як наукової категорії. Проте більшість дослідників визнають управління документацією повноцінною функцією менеджменту організацій, підприємств та установ, а також інформаційним ресурсом.
У Сполучених Штатах Америки визначають управління документацією як функцію менеджменту, яка поширюється на життєвий цикл документів, включаючи їх створення, проходження по службі raquo ;, тимчасове зберігання, передачу на постійне зберігання і знищення. Управління документацією є складовою частиною управління інформаційними ресурсами організації і заслуговує того, щоб називатися однією з основних функцій управління в організаціях.
З урахуванням значного внеску американських дослідників у розробку проблеми управління документацією варто звернути увагу на деякі роботи, наявні в науковій літературі. У цих роботах автори неоднозначно визначають місце управління документацією в системі менеджменту організації, установи. Визнають управління документацією функцією управління та інші дослідники.
Наприклад, К. Хар і Д. Маклеод вважають, що управління документацією відноситься до числа стратегічних функцій організації, а Дж. Саммервіл безпосередньо пов'язує ефективну реалізацію функції управління документацією з отриманням прибутку: Ми - керуючі інформацією ... вже не запускаємо руку в загальний бюджет своєї організації, навпаки, будучи професіоналами в області інформації, ми, по суті, самі заробляємо гроші для своєї організації"
Таким чином, термін управління документацією зародився в США в зв'язку зі збільшенням обсягу паперового документообігу. Поступово він запозичувався управлінськими ланками інших зарубіжних країн, а за тим і апаратами управління в Росії.
Процес управління документацією має ряд відмінних рис від діловодства і від документаційного забезпечення управління. Управління документацією в різних зарубіжних країнах організується по-різному. Однак цей процес має і деякі загальні риси, що сформувалися під впливом міжнародних зв'язків та рекомендацій міжнародних організацій, таких як ЮНЕСКО, - Програма RAMP, Міжнародної ради архівів, Міжнародно...
