прийняття будь-якого рішення. Документи є найважливішими носіями інформації і складають основу інформаційного середовища будь-якої організації. Для виконання своїх функціональних обов'язків керівники різних рівнів управління і виконавці використовують різні документи: законодавчі, організаційні, розпорядчі, інформаційно-довідкові, кадрові, планово-фінансові та інші. Отже, основна частина необхідних документів мається на будь-якій організації.
Управління організацією вимагає створення різних видів документів, без яких неможливо вирішувати завдання планування, фінансування, кредитування, бухгалтерського обліку та звітності, оперативного управління, кадрового забезпечення діяльності організації тощо Всі форми управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів: планування - за допомогою підготовки різних планів; облік - у вигляді складання й обробки статистичної, бухгалтерської та оперативно-технічної документації; керівництво - виданням розпорядчих документів; організація - організаційних документів; інструктування - у вигляді інструкцій, методичних вказівок; контроль - шляхом збору відомостей у письмовому вигляді і т.п.
Щоб документ мав юридичну силу, процес його створення регламентується здійснюється за встановленими правилами. Це підкреслено і у визначенні терміна документ у Федеральному законі Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації raquo ;: документ; документована інформація: зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати raquo ;. Документ, зафіксувавши інформацію, тим самим забезпечує її збереження й нагромадження, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повернення до документа в часі.
Документи створюються і використовуються в процесі здійснення ділової діяльності. Документ повинен відповідати потребам діяльності організації, до якої він відноситься і використовується в цілях звітності. У документах також відбивається і враховується діяльність організації. Тому ведення багатьох документів наказано законодавством Російської Федерації. Саме документи, що мають юридичну силу, служать основним доказом того чи іншого факту при вирішенні господарських спорів з партнерами по бізнесу в арбітражному суді або під час розгляду трудових конфліктів з працівниками кредитної організації в суді і в інших ситуаціях.
Документи повинні володіти такими характеристиками, як:
- Автентичність - документ є автентичним, якщо він: є тим, чим повинен бути; був створений або відправлений особою, уповноваженою на це; був створений або відправлений у той час, який позначено в документі.
- Достовірність - достовірним є документ, зміст якого можна вважати повним і точним поданням підтверджуваних операцій, діяльності або фактів і якому можна довіряти в подальших операціях або у подальшій діяльності.
- Цілісність документа визначається його повнотою і незмінністю.
Необхідно, щоб документ був захищений від несанкціонованого зміни.
Організація з метою підвищення ефективності своєї діяльності повинна визначити і документально зафіксувати політику в галузі управління документами. Метою цієї політики має бути створення і управління автентичними, достовірними і придатними для використання документами, які здатні підтримувати ефективність діяльності організації протягом усього періоду її життєвого циклу. Організація повинна створювати і зберігати автентичні, надійні і придатні для використання документи, а також захищати цілісність цих документів протягом необхідного часу.
Для цього організація повинна прийняти і виконувати комплексну програму управління документами, що включає:
- перелік документів для кожного процесу своєї діяльність і вимоги до інформації, яка підлягає включенню до документи;
- рішення, якої форми і структури повинні бути створювані і включаються в систему документи і які технології використовувати для їх створення та обробки;
- вимоги до складу метаданих, їх структури та управління ними;
- встановлення вимог до пошуку, використання й передачі документів, термінів зберігання документів;
- рішення, як організувати документи з тим, щоб вони відповідали вимогам, що пред'являються до їх використання;
- оцінку ризиків, пов'язаних з відсутністю офіційних документів, що відображають діяльність організації;
- забезпечення схоронності документів і доступу до них в ялинах виконання вимог ділової діяльності та громадських організацій;
- забезпечення зберігання документів в безпечній і захищеному середовищі
