ї федерації з управління документацією, Міжнародної організації зі стандартизації ІСО.
Міжнародна стандартизація - стандартизація, участь у якій відкрита для відповідних органів усіх країн; це сукупність міжнародних організацій по стандартизації та продуктів їх діяльності - ста?? дартов, рекомендацій та іншої науково-технічної документації. Існує три таких організації: Міжнародна організація по стандартизації - ІСО (ISO), Міжнародна електротехнічна комісія - МЕК (IEC), Міжнародний союз електрозв'язку - МСЕ (ITU).
Дж. Роудз вказує, що управління документацією охоплює життєвий цикл документів з моменту їх створення, виконання ними відповідних завдань в управлінні і до знищення або передачі на архівне зберігання.
Управління документацією складається з чотирьох основних складових, які в сукупності дозволяють досягти ефективності документальної діяльності і сприяють розвитку організації за рахунок систематичного використання документованої інформації. Елементи управління документацією за кордоном охоплюють повний життєвий цикл документів.
Створення документів - цей елемент розуміється як встановлення необхідного переліку використовуваних документів, їх назв та функціонального призначення, проектування форм документів, спостереження за їх використанням, застосування сучасних інформаційних технологій для складання документів. Зберігання і використання документованої інформації - цей елемент розуміється як формування справ (в російській термінології), створення файлів і систем пошуку документів та інформації, розвиток систем передачі інформації, телекомунікацій, копіювання і тиражування документів; створення центрів зберігання документів або адміністративних архівів (в російській термінології - поточні архіви).
Передача документів на постійне (державне) храненіе- цей елемент розуміється як складання переліків документів зі строками зберігання, оцінка документів, ідентифікація і опис кожного документа та комплексів документів.
Цінність і необхідність збереження визнається за документами, які можуть служити для доказу існували угод або для проведення історичних досліджень. Управління архівами - проектування та будівництво архівосховищ, вдосконалення методів консервації та реставрації, систематизації та опису архівних фондів, доступу до документів, складання довідкових засобів і поширення в суспільстві інформації про архіви.
Інший погляд на управління документацією представляє область діяльності організації. У цьому випадку мова здебільшого йде про конкретний наповненні управління документацією видами робіт, операціями, технологіями тощо, тобто підкреслюється практичне значення управління документацією в організації. Типовий приклад такого підходу подано в праці М. Баккленда Про основі теорії управління документацією raquo ;. Автор стверджує, що управління документацією - це не теорія, а практична діяльність управління документами, яка включає в себе пошук інформації, складання переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, опис документів, індексацію та документаційне забезпечення управління, та архівознавство, класифікацію документів, організацію доступу до документів, інформаційні технології, роботу персоналу.
З іншого боку, автор підкреслює, що місія служби з управління документацією повинна бути пов'язана з місією організації в цілому raquo ;. Інакше кажучи, управління документацією повинно бути пов'язане з цілями і завданнями організації в цілому. Таким чином, характеризуючи управління документацією за кордоном як практичну діяльність, М. Баккленд приходить до думки про функціональне значення управління документацією в організації.
У законодавстві США термін управління документами визначений як планування, контроль, керівництво, організація, навчання та інші види управлінської діяльності, здійснювані по відношенню до створення, зберігання і використання документів, передачі документів на збереження або знищення і мають на меті правильне, відповідне вимогам документування діяльності федеральних органів влади, а також ефективне і економічне керування діяльністю федеральних установ.
У законодавстві США також вказується, що стандарти і процедури для забезпечення ефективного управління документами повинні бути спрямовані на:
- точне і повне документування діяльності федеральних органів влади;
- контроль кількості та якості документів, що створюються федеральними органами влади;
- виключення створення непотрібних документів і тим самим
- забезпечення ефективності та економічності діяльності федеральних установ;
- спрощення діяльності, систем, процесів створення, зберігання і використання документ...
