ористаної при підготовці документа.
Для автоматизації етапу виконання документів і контролю ходу виконання доручень по них у підрозділах ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг також використовується АСУД «Діловодство».
Для керівників структурних підрозділів, секретаря-референта, а також діловодів система надає засоби введення резолюцій (доручень), строків виконання, виконавців, планів заходів, розсилок документів, а також отримання інформації з виконання доручень і планів заходів виконавців, затвердження їх звітів.
Для самих виконавців АСУД надає можливість введення планів заходів щодо їх виконання, звітів про виконання, проектів документів, а також отримання інформації з виконання доручень.
Таким чином, етап виконання документів в ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг здійснюється з використанням автоматизованих технологій.
Етап контролю виконання документів в ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг включає в себе: постановку на контроль, попередню перевірку і регулювання ходу виконання, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівників, зняття з контролю, напрямок виконаного документа в справу.
У ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг керівники структурних підрозділів організують і здійснюють контроль і несуть особисту відповідальність за якісне та своєчасне виконання документів.
При постановці документа на контроль відмітка про контроль на документах в ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг непроставляється.
Роботу з контролю виконання документів, поступився на ім'я генерального директора товариства, а також документів (наказів, контрольних доручень, протоколів), що виходять від генерального директора, здійснює канцелярія ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг .
Контроль за виконанням документів ведеться канцелярією в автоматизованій інформаційній системі «Діловодство» з роздрукуванням контрольних карток «УВАГА! Автоматизований контроль ».
Таким чином, в організації контролю виконання документів в ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг беруть участь: канцелярія відповідальні виконавці - керівники підрозділів.
Документи, поставлені на контроль, передаються до підрозділу-виконавець, як правило, в той же день. Керівник підрозділу при цьому зобов'язаний оперативно визначити відповідального виконавця. У день отримання документа на виконання відповідальний виконавець повинен повідомити в канцелярію або секретаря-референта свою посаду, прізвище, номер телефону.
Результат виконання документа відповідальний виконавець оперативно повідомляє в канцелярію ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг вихідний номер, ким дана відповідь) для зняття документа з контролю.
За усними запитами з канцелярії відповідальний виконавець повідомляє поточну інформацію про хід виконання документа.
Використання системи розрахована на 5 років.
Як ми говорили, використання АСУД «Діловодство» дозволяє підвищити значення показника утримання прибуткових клієнтів на 5%, знизити витрати на маркетинг і подальшу підтримку клієнтів на 10-15%, а також збільшити відсоток перехресних продажів, в т.ч. через відділ підтримки клієнтів на 5-10%.
Однак поки у нас немає цих грошей. У такому випадку, для впровадження системи пропонується звільнити секретаря і 1 менеджера проектів.
Справа в тому, що оскільки програма автоматично буде давати доступ схваленим користувачам до необхідних даних, то обсяг роботи для секретарів відразу ж знизиться.
Однак потрібно не забувати, що люди повинні навчитися користуватися програмою. Тому протягом півроку раз на тиждень в компанії будуть влаштовуватися півторагодинні тренінги. За цей час планується, що персонал повністю навчиться працювати з програмою.
У грошах це буде виглядати так:
Скорочення секретаря і менеджера проектів: 75000 в місяць
Вартість програми 130000 руб.
Вартість тренінгів 35000 руб. в місяць.
Тобто, як бачимо, навіть без урахування вигод від спілкування з клієнтами і зручності роботи з базами даних, через два місяці програма окупить себе.
Таблиця 20 - Плюси і мінуси установки АСУД «Діловодство»
МеропріятіеСумма ДоходВремяУстановка CRM130 0001ий месяцНаладка20001ий месяцТренінгі350001-2 месяцУвольненіе 750002 месяцІтого 167000750002 місяці
Більш докладно це представлено на малюнку 12.
Рисунок 12 - Доходи і витрати установки програми CRM
Отже, тут, як б...
