ентування управлінської діяльності підприємства;
єдині правила ведення діловодства;
єдиний порядок уніфікації складу і форм управлінських документів;
вимоги до ведення службового листування;
порядок і правила підготовки та виконання документів;
вимоги до забезпечення контролю виконання документів підприємства.
. 3. Вимоги, встановлені цією Інструкцією, поширюються на всі управлінські документи підприємства, а також на організацію роботи з ними незалежно від виду носія. Вимоги Інструкції є обов'язковими для виконання всіма його посадовими особами та структурними підрозділами.
. 4. Документаційне забезпечення управління, методичне керівництво, практична допомога з питань підготовки документів і контроль за дотриманням встановлених термінів виконання документів здійснюються службою документаційного забезпечення управління (далі - служба ДОП) підприємства.
. 5. Відповідальність за організацію діловодства в структурних підрозділах підприємства, дотримання встановлених правил і порядку роботи з документами, їх якісну підготовку і своєчасне виконання покладається на начальників відповідних підрозділів. Відповідальність за підготовку та виконання документів відповідно до резолюцій (дорученнями, вказівками та рішеннями) керівника підприємства несуть виконавці (відповідальні виконавці) зазначених документів.
. 6. Працівники підприємства, допущені до роботи з документами, несуть відповідальність за дотримання вимог цієї Інструкції, схоронність знаходяться у них в роботі документів і що міститься в них ін?? ормаціі.
. Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів
. 1. Наказ, розпорядження
. 1.1. Наказами та розпорядженнями оформляються рішення нормативного характеру, а також по оперативних, організаційних, кадрових та інших питань внутрішньої діяльності підприємства. Накази підписуються керівником підприємства або посадовою особою, що його заміщає. Право підпису розпоряджень мають заступники і помічники керівника підприємства.
. 1.2. Підготовку проектів наказів і розпоряджень з основної діяльності здійснюють, як правило, структурні підрозділи та посадові особи підприємства у відповідності зі своїми службовими повноваженнями. Підготовка наказів і розпоряджень з персоналу проводиться службою персоналу підприємства.
. 1.3. Забезпечення якісної підготовки проектів наказів (розпоряджень) і їх узгодження із зацікавленими сторонами покладається на керівників структурних підрозділів (посадових осіб) підприємства, відповідальних за їх підготовку.
. 1.4. Забезпечення оформлення проектів наказів (розпоряджень) відповідно до встановлених вимог покладається на службу ДОУ підприємства.
. 1.5. Проекти наказів (розпоряджень) і додатки до них візуються виконавцем і начальником структурного підрозділу (посадовою особою), внесла проект, а також начальниками структурних підрозділів (посадовими особами), яким в проекті передбачаються завдання і доручення. Додатки до наказів підписуються розробниками і їх безпосередніми начальниками.
. 1.6. Проекти наказів (розпоряджень), що подаються керівнику на підпис, візуються заступниками керівника відповідно до розподілу обов'язків.
У необхідних випадках проекти документів, крім того, візуються керівниками кадрової, фінансової служби і Служби ДОУ.
. 1.7. Заперечення за проектом наказу (розпорядження), що виникають у процесі їх узгодження, викладаються в довідці, що додається до проекту. Якщо в процесі узгодження в проект наказу (розпорядження) вносяться зміни принципового характеру, то він підлягає передруці і повторному погодженню.
. 1.8. Проекти наказів (розпоряджень) друкуються на бланках підприємства встановленої форми і, як правило, доповідаються для підпису з довідкою, яка повинна містити:
короткий виклад суті наказу (розпорядження);
обґрунтування необхідності підписання проекту;
відомості про те, на підставі чого підготовлено проект і з ким погоджений.
. 1.9. Проекти наказів (розпоряджень), підготовлених спільно з іншими підприємствами, видаються на стандартних аркушах паперу із зазначенням назв всіх його видавців.
. 1.10. Датою наказу (розпорядження) є дата його підписання.
. 1.11. Накази нумеруються порядковою нумерацією в межах календарного року. Накази з основної діяльності, з персоналу і розпорядження нумеруються окремо.
. 1.12. Реєстрація наказів (розпоряджень) після їх підпи...
