ості держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання. У графі 5 вказуються назви переліків документів, використаних при визначенні строків зберігання справ, проставляються відмітки про заклад справ, перехідні справи, виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за оформлення справ, про передачу справ в іншу організацію для продовження та ін
Експертизу цінності документів проводить постійно діюча експертна комісія. Функції, права, організація роботи закріплені в Положенні про постійно діючу експертну комісію. ЕПК шляхом посторінкового перегляду відбирає справи для постійного зберігання, тимчасового а також із закінченим терміном зберігання. За результатами експертизи цінності складаються описи справ постійного, тимчасового зберігання (понад 10 років), з особового складу, акти про виділення справ до знищення. В архів Адміністрації передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання, справи з особового складу. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) здачі в архів не підлягають. Прийом кожної справи проводиться завідувачем архівом у присутності працівника структурного підрозділу. На примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. У кінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номера відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, підписи завідувача архівом і співробітника, який передав справи. p> Рівень автоматизації діловодства істотно підвищується, якщо в кожному підрозділі Адміністрації п. Лихма встановити комп'ютери, зв'язані локальною мережею. Необхідною умовою функціонування такої системи, є існування потоків електронних документів у вигляді файлів, а не паперових копій. Робота з такими документами відбувається за уніфікованою схемою ЕГСДОУ (Єдина державна система документаційного забезпечення управління) з тією лише різницею, що передача їх походить від комп'ютера до комп'ютера, що стоять в різних підрозділах організації. Це істотно підвищує швидкість проходження документів, дозволяє обробляти надходять документи за допомогою текстових редакторів, баз даних, електронних таблиць. Такий спосіб ведення діловодства і називають безпаперової технологією. p> Офісна система - це програмна середа, орієнтована на спільне, скоординоване використання електронних методів обробки, зберігання і передачі інформації.
Коло завдань електронної офісної системи Адміністрації п. Лихма:
) автоматизація рутинних операцій, зниження (або ліквідація) паперового потоку;
) організація одночасного доступу до документів різних користувачів;
) здійснення ефективного пошуку інформації;
) забезпечення високої швидкості і необхідної якості підготовки документів.
Офісні системи повинні забезпечувати ефективне виконання таких функцій:
введення, підготовка та редагування документів...
