ентів надходять до Адміністрації поштою, електронною поштою і факсом.
Всі документи реєструються централізовано, тобто в канцелярії. Перелік реєстрованих документів закріплений в Інструкції з діловодства. Документи, адресовані безпосередньо в Адміністрацію, реєструються в В«Журналі вхідних і вихідних документівВ». При прийомі кореспонденції перевіряється цілісність конвертів та правильність адресування. Помилково доставлена ​​кореспонденція пересилається відправникові. На всіх вхідних документах у правому нижньому вільному від тексту полі першої сторінки документа ставиться штамп із зазначенням порядкового реєстраційного номера та дати надходження документа. Штамп проставляється також на всіх додатках до документа. На документах, що не підлягають розкриттю, штамп ставиться на конверті. p> Довідково-інформаційним фондом є журнал реєстрації вхідних і вихідних документів. Автоматизований інформаційний фонд відсутня. p> Контроль за виконанням документів встановлюється з метою забезпечення їх своєчасного та якісного виконання, підвищення рівня організаторської роботи та виконавської дисципліни, здійснюється за допомогою автоматизованої системи контролю на базі ЕОМ. Автоматизованому контролю підлягають накази, рішення рад, а також документи, що надходять на ім'я Глави Адміністрації. Відповідальність за забезпечення роботи автоматизованої системи контролю в управлінні справами в Адміністрації покладається на співробітників канцелярії. Документ вважається виконаним, коли вирішені остаточно всі поставлені в ньому питання і дотримані терміни. Якщо в документі поставлений термін виконання - у вказаний термін, документи без зазначення строку виконання - у місячний термін, якщо в документі є позначка В«терміновоВ» - то в триденний термін. Термін обчислюється в календарних днях з дати підписання документа. p> Документи знімаються з контролю, якщо вирішені поставлені в них питання або авторам дано відповідь по суті. Зняти документ з контролю можуть тільки посадові особи або контрольна служба, яка поставила його на контроль. p> Номенклатуру справ адміністрації становить канцелярія і узгоджується з експертною комісією. При складанні використовуються: Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності, із зазначенням строків зберігання; Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів; Приблизна номенклатура справ Адміністрації. Номенклатура справ складається з 5 граф. У графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури справ. Індекс справи складається з встановленого в Адміністрації цифрового позначення структурного підрозділу (індекс Адміністрації - 4) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу. У графу 2 полягають заголовки справ (томів, частин). Графа 3 заповнюється після закінчення навчального року. У графі 4 зазначається строк зберігання справи, номери статей за Переліком типових документів, що утворюються в діяльн...
