частково повторюються відомості первинних документів, що є однією з передумов автоматизації управління. p align="justify"> Кожна служба підприємства прагне сформувати свій перелік необхідної їй документації, що неминуче призводить до дублювання інформації, до додаткових витрат часу на її перенесення з одних документів в інші і супроводжується частковим спотворенням даних (появою помилок). У зв'язку з цим автоматизацію діяльності підприємства автотранспортного профілю рекомендується починати з оптимізації системи документообігу підприємства, яку слід вести по відображених на малюнку 6 напрямками. <В
Малюнок 5 - Основні напрями оптимізації документообігу на автотранспортному підприємстві
Лише по завершенні етапу оптимізації документообігу як методу і техніки управління автотранспортному підприємству доцільно проводити оптимізацію документоорієнтованих процедур організації.
Документообіг - загальний і приватний
Загальний документообіг не тільки автотранспортного підприємства, а й будь-якої організації, провідною господарську діяльність, виконує такі основні завдання:
взаємодія c зовнішніми господарюючими суб'єктами, установами, органами виконавчої влади;
директивне управління діяльністю;
контроль виконавської дисципліни.
На додаток до цього можна виділити ще два документоорієнтованих процесу, що відносяться, скоріше, до приватного документообігу і враховують особливості різних груп автотранспортних підприємств:
обробка звернень громадян (особливо актуально для підприємств з профільними пасажирськими перевезеннями, що припускають часто письмові комунікації з АТП);
підготовка та облік подорожніх листів (особливо актуально для підприємств з погодинною оплатою робочого часу водіїв - парків таксі та ін.)
Взаємодія із зовнішніми організаціями реалізується, як правило, за допомогою наступних документоорієнтованих процедур:
обробка вхідної кореспонденції. Вхідна кореспонденція є основним інструментом забезпечення юридично значущого документообігу як між господарюючими суб'єктами в цілому, так і між організацією та органами влади зокрема. Реалізація цього процесу може бути проведена на підставі локального акта - інструкції з діловодства, в якій детально описана вся процедура роботи з вхідною документацією;
підготовка вихідної кореспонденції. Робота з вихідною документацією, що включає в себе підготовку проекту документа, його підписання і направлення адресатові, - це чи не єдиний у нашій країні спосіб однозначного інформування організації-адресата з доданням переданої інформації юридичної значимості. Особливістю процедури є багатоваріантність щодо вибору виконавця на фінальному етапі - напрямку кореспонденції адресату. ...
