відомо, одним з головних завдань СЕД є зменшення час роботи з документом і оптимізація витрат на документообіг. У результаті всі без винятку документи роздруковуються і підшиваються в папки, що збільшило витрати на документування.
АСУ СК ДОГ, електронна система контролю документації охорони вантажів у рухомих складах і на станціях, повинна автоматизувати управління технологічними процесами роботи вантажного залізничного транспорту, збільшити ефективність віддачі від використання інфраструктури мережі залізничних доріг. Використання технології Lotus/Notes в якості платформи дає можливість інтегрувати в даний програмний продукт інші системи електронного документообігу. Але АСУ СК ДОГ не може працювати разом з електронною системою забезпечення документування претензій про несохранной перевезеннях (ПД СНП). Так, для складання претензії вручну переносяться дані з системи управління запірно-пломбувальними пристроями в розшукової акт, щоб виявити зупинки, де імовірно скоєно розкрадання.
Створена і спільна працююча на розподіленої території з рівним доступом до поділюваних даними система ускладнює введення інформації в базу даних. Так, виникла курйозна ситуація, коли назви деяких станцій були внесені з помилками, і тепер вводити ці назви треба з тими ж помилкою, інакше система не розпізнає назву. Для виправлення помилки треба писати доповідну директору філії, щоб він, у свою чергу, написав доповідну директору Куйбишевської залізниці, а той повинен скласти доповідну у відділ АСУ холдингу ВАТ «Російські залізниці». Тільки так можна ліквідувати помилки з внесенням інформації в бази даних.
Виходячи з вищесказаного, ми виробили наступні пропозиції.
В ідеальній системі електронного документообігу повинен охоплюватися весь цикл документообігу організації, тобто повинні автоматично відслідковуватися будь-які зміни в документах, з можливістю автоматичного створення потрібного звіту використовую базу даних організації.
Необхідно зусиллями фахівців поєднати програмні продукти, використовувані для документаційного забезпечення діяльності, так як поки вони не взаємодіють між собою (наприклад, АСУ СК ДОГ і ПД СНП та ін.), що створює багато складнощів в документообігу.
Слід полегшити процес введення інформації в базу даних, який поки утруднений і не дає можливості швидко вносити корективи.
Необхідно терміново змінити нормативні вимоги до документів, так ведення документації після впровадження СЕД «по старинці» зводить нанівець багато її переваги.
Ідеальна система електронного документообігу Уфимського філіалу відомчої охорони ЖДТ РФ:
повинна бути багатокористувацької, так як третину персоналу забезпечує роботу мережі залізниць працює з документами (поки цього немає);
вона повинна забезпечувати строго регламентоване і формально контрольоване рух документів всередині і поза Уфимського філіалу відомчої охорони ЖДТ РФ з метою забезпечення виконання цією організацією своїх функцій.
має бути присутня всебічна інтеграція документів на будь-якому матеріальному носії в документообіг підприємства.
Впровадження систем електронного документообігу в процеси забезпечення документування роботи залізничного транспорту сприяє досягненню головної мети діяльності холдингу ВАТ «Російські залізниці» оптимізації процесів виробництва. А саме підвищення продуктивності праці залізничників і якості перевізного процесу, виключенню втрат часу, більш раціональному використанню трудових і матеріальних ресурсів.
Висновок
Впровадження системи електронного документообігу майже в усі комерційні або державні структури стало реальність наших днів.
Фактично СЕД вже здійснюють документаційне забезпечення діяльності будь-якої установи, не залежно від його форми власності або кількості співробітників. У кожному офісі, на кожному комп'ютері встановлено те чи інше програмне забезпечення, завданням якого є оптимізація роботи з документами. Десь це пакет додатків Microsoft Office та документаційне забезпечення бухгалтерії, десь - повномасштабна система документообігу.
Ринок СЕД надзвичайно різноманітний. З'являється безліч нових систем, оновлюють свої пропозиції вже зарекомендували себе виробники, що особливо робить актуальним питання вибору саме тієї системи, яка буде відповідати потребам саме вашої організації. Як відзначають всі фахівці, системи електронного документообігу зрівнялися за вартістю, пропонованого функціоналу, за винятком спеціальних розробок. Крім того, в лінійці кожного продукту є альтернативні пропозиції для великих компаній і дрібних фірм.
Ці обставини роблять ще більш складним вибір...
