систем електронного документообігу.
З метою оптимізації вибору системи електронного документообігу були вирішені наступні завдання.
Розкрито основні поняття і терміни, що відносяться до системи електронного документообігу: електронний документ, електронний документообіг, електронний підпис, корпоративна інформаційна система, складений список альтернативних найменувань СЕД.
Дан аналітичний огляд основних систем електронного документообігу, представлених в Росії, з описом коротких характеристик найбільш відомих вітчизняних та зарубіжних офіснихпрограммам: «1С: Документообіг 8», «Дело», «LanDocs», «Optima Workflow» , «Євфрат», «EffectOffice», «Documentum», «LotusDomino.doc», «Directum», «бос-Референт».
Досліджено наявні світові та вітчизняні класифікації систем електронного документообігу: по країні походження технології, за розміром підприємства, за кількістю функціоналу.
Сформульовано основні критерії вибору СЕД. Системи електронного документообігу розділені у відповідність цілям і вирішуваним завданням.
Аналіз ринку СЕД дозволив виявити перспективні інноваційні технології в СЕД: розвиток технологій електронного документообігу та рішень класу ЄСМ, автоматизація архівної справи, корпоративні портали для розгортання в організації єдиної точки доступу до корпоративного контенту і бізнес-додатків. Крім того, слід зазначити, що держава з'явилася стимулятором ринку. З'являється безліч нових нормативних актів, що легалізував електронні документи в різних сферах діяльності (держпослуги, фінансова діяльність, державне управління) і вимагають від СЕД функціональності для роботи з електронними документами, причому з оригіналами, а не електронними образами, як це було раніше.
Кожен споживач СЕД бажає отримати в своє користування ідеальний у своєму зовнішньому і внутрішньому змісті продукт. Система повинна задовольняти вимогам не тільки конкретних користувачів, які щоденно працюють з нею на своєму робочому місці, а й адміністраторів, яким доведеться її налагоджувати і обслуговувати надалі, а також бухгалтерів та управлінський персонал, одним словом тих, хто приймає рішення і виділяє кошти на покупку та впровадження системи.
При вирішенні широкого спектру завдань організацій кожен воліє, щоб система налаштовувалася «під себе» і в теж час вона повинна бути «коробочним» продуктом, який буде впроваджуватися, і підтримуватися силами колективу. Звичайно, можна отримати ідеальне настроюється рішення, яке б враховувало всі бізнес-процеси компанії, але впровадження таких систем, як правило, займає від декількох місяців до року і навіть більше і вимагає чималих фінансових витрат. Але, як відомо терміни впровадження повинні бути мінімальним, а навчання персоналу швидким, «безболісним» і бажано без відриву від виробничої діяльності.
Система повинна служити таким рішенням, яке б передбачало подальше її розширення (за рахунок додавання нових модулів, наприклад, сканування, електронних бібліотек, сховищ документів, web-додатків і т.д.).
Не останню роль при виборі займають такі речі як СУБД, використовувана системою, і засіб розробки. Ніж поширені СУБД, тим простіше з нею працювати і тим незалежний користувач від розробника системи, йому легше знайти фахівця, який би зміг встановити і налаштувати її. На багатьох сучасних СУБД можуть реалізовуватися кілька програмних продуктів, а це ще один плюс на користь їх вибору. Також приділяється увага засобу розробки програми. Чим відоміший і поширеніший засіб розробки, тим більше фахівців, які нею володіють і зможуть розробляти додаткові компоненти для СЕД, знову ж, тим менше вартість їх послуг, тому вони не є «ексклюзивному».
Дуже важливим є здатність програми до інтеграції з іншими продуктами. Багато користувачів хотіли б бачити свою використовувану систему, в якій ведеться робота з документами (діловодства, бухгалтерії, відділу кадрів, кошторисної та проектної документації тощо) як єдину корпоративну.
Споживач повинен уважно підходить і до вибору розробника СЕУД. Оцінювати, скільки він вже існує на ринку автоматизованих систем, як себе зарекомендував серед користувачів і конкурентів, яким чином здійснює технічну підтримку продуктів, як часто випускає оновлення системи і багато іншого.
Таким чином, популярність тієї чи іншої автоматизованої системи залежить від дружності її інтерфейсу, простоти в установці і експлуатації, легкості в освоєнні, надійності, актуальності часу, а також вартості її впровадження і підтримки. У гонитві за рекламою і запропонованими суперможливостями продукту, що купується компанії потрібно чітко уявляти коло розв'язуваних з її допомогою завдань, яким чином вони будуть реалізовуватися і реальне співвідношення ціна-як...
