ають видаватися на машинні носії у вигляді зручному для користувача. Результатні документи використовуються для здійснення процесу управління, тому вони повинні відповідати певним вимогам:
повинні містити в собі первинні та результатні показники.
хороша читаність, логічність побудови форм і наявність добре відредагованого тексту шапок документів.
Відсутність показників розраховуються в ручну.
достовірність наданої інформації
Проектування екранних форм електронних документів.
Розробка і використання уніфікованих форм документів не вирішує всіх проблем, які пов'язані з підвищенням ефективності обробки даних що зберігаються в цих документах. Висока ефективність обробки даних необхідна для прийняття своєчасних управлінських рішень. Згідно з деякими дослідженнями більше 80% всіх ділових документів припадає на частку паперових форм. Обробка традиційних паперових форм є дорогим справою і включає завдання проектування форм, заповнення форм, а так само зберігання. Дуже дорого коштує друк документів, а ще дорожче обробка поширення та зберігання. Скорочення паперових форм на підприємстві може вестися за 2 напрямками:
кардинальне від паперових форм до електронних перехід
застосування більш ефективних технологій вилучення даних з паперових форм.
Під електронними формами документів розуміється електронна, безпаперова технологія робота з документами. Вона передбачає появу паперових форм тільки в якості твердих копій електронних. Електронна форма документа - сторінка з порожніми полями які залишені для заповнення користувачем. Електронні форми можуть містити командні кнопки, перемикачі, що випадають меню, або списки вибору. Після заповнення форми її можна відправити електронною поштою, факсом або на робоче місце співробітника. p align="justify"> Можна виділити кілька видів електронних форм які мають різні технології обробки:
. форми призначені для збору даних і введення їх в базу даних для подальшої обробки. При цьому заповнення форми здійснюється по електронній пошті або через форми розміщені в інтернеті
. форми призначені для збору інформації як всередині так і поза підприємством. Ці форми вимагають ознайомлення та підтвердження. До таких форм можна віднести замовлення на покупку, рахунки, і т д.
. Електронна технологія має на увазі не заповнення паперових форм і їх подальшу обробку, а передбачає роботу з електронними формами від етапу заповнення до етапу вилучення даних та їх збору в базі даних або експорту цих даних в небудь додаток. Недоліком електронних форм документів є недостатню юридичну пропрацьованість процесу підпису форми. p align="justify"> Технологія обробки електронних документів вимагає спеціального програмного забезпечення. Це прогр...
