документі, у регістраційно-контрольній картці і на екземплярі відповіді, що лишається в організації. При контролі виконання використовуються екземпляри РКК, що заповнюються при реєстрації документів. p align="justify"> Службою контролю здійснюються наступні операції: формування картотеки контрольованих документів; напрямок картки контрольованого документа в підрозділ-виконавець; з'ясування в структурному підрозділі прізвища, імені, по батькові і телефону конкретного виконавця; нагадування підрозділу-виконавцю про термін виконання; отримання інформації про хід та результати виконання; запис ходу і результатів виконання в картці контрольованого документа; регулярне інформування керівників про стан і результати виконання; повідомлення про хід і результат виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів; зняття документів з контролю за вказівкою керівників; формування картотеки виконаних документів.
Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизуються за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (накази міністра, рішення колегії та ін.)
Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах до закінчення терміну в наступному порядку: завдань наступних років - не рідше одного разу на рік, завдань наступних місяців поточного року - не рідше одного разу на місяць, завдань, доручень поточного місяця - кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення терміну. p align="justify"> Якщо документ пересилається на виконання в підвідомчу організацію з наступним інформуванням про результати розгляду, разом з документом відправляється два екземпляри регістраційно-контрольної картки. Після виконання один екземпляр картки повертається з указівкою дати виконання і змісти відповідних заходів. У структурних підрозділах контроль виконання документів ведеться на загальних підставах. p align="justify"> Служба документаційного забезпечення чи особа, відповідальна за документацію, враховують і узагальнюють дані про хід і результати виконання документів у терміни, встановлені керівником, але не рідше одного разу на місяць. p align="justify"> Формування справ - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Справи формуються в організаціях централізовано чи децентралізовано. Формуванням справ у структурних підрозділах займаються особи, відповідальні за документацію. Контроль за правильним формуванням справ в організації і її структурних підрозділах здійснюється службою документаційного забезпечення чи особою, відповідальною за документацію. p align="justify"> При формуванні справ необхідно дотримуватися наступні загальні правила: поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі; поміщати разом всі документи, що відносяться до вирішення одного питання; поміщати Додатки разом з основними документами; групувати у справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ; роздільно групувати у справи документи постійного і тимчасового термінів зберігання; поміщати в справи машинограми на загальних підставах. У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки; справа не повинна перевищувати 250 аркушів. br/>
.7.3 Зберігання документів, складання номенклатури справ
Номенклатура справ - це систематизований перелік заводять в організації із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Номенклатура справ складається з метою обгрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів і обліку справ. Вона є класифікаційним довідником і використовується при побудові інформаційно-пошукової системи. p align="justify"> Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і номенклатуру справ організації.
Типова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності і структурі організацій. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації в галузі і є нормативним документом. p align="justify"> Приблизна номенклатура справ встановлює зразковий склад справ для однорідних за характером діяльності, але різних за структурою організацій із зазначенням їх індексу і носить рекомендаційний характер. p align="justify"> Типові і зразкові номенклатури справ розробляються службами документаційного забезпечення міністерств і відомств РФ, затверджуються їх керівниками. Перед затвердженням типові і зразкові номенклатури справ погоджуються з Центральною експертною (експертної) комісією (ЦЕК, ЕК) міністерства (відомства) чи організації, що мають підвідомчу мережу, на яку поширюється типова (зразкова) номенклатура справ. Потім вони підлягають узгодженню з організаціями державної архівної служби. p align="justify"> Номенклатура справ організації складається службою документаційного забезпечення на основі номенклатур спра...
