ації, необхідні до виконання.
Основні поняття електронного документообігу:
Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення (ГОСТ Р 51141-98); комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання та повторне використання документації, довідкова робота.
Електронний документообіг (ЕДО) - єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».
Машиночитаний документ - документ, придатний для автоматичного зчитування міститься в ньому інформації, записаний на магнітних, оптичних та інших носіях інформації.
Електронний документ (ЕД) - документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, який може бути підписаний електронним підписом (ЕП) і збережений на машинному носії у вигляді файла відповідного формату.
Електронний підпис (ЕП) - аналог власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.
Основні принципи електронного документообігу:
? Одноразова реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ.
? Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання
? Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа (процесу).
? Єдина (або узгоджена розподілена) база документної інформації, що дозволяє виключити можливість дублювання документів.
? Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього.
? Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутам документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу та приймати управлінські рішення, грунтуючись на даних зі звітів.
Класифікація систем електронного документообігу:
v Універсальні" коробок" СЕДО:
? стандартний набір функцій;
? неможливість повної відповідності потребам конкретної організації;
? низькі тимчасові витрати на придбання та установку;
? відносно низька вартість;
? необхідність придбання ліцензії на кожне впроваджуване робоче місце.
v Індивідуально розробляються СЕДО:
? максимально персоніфікована система;
? великі часові витрати;
? висока вартість розробки;
? супутні витрати: витрати на навчання співробітників, покупку нового обладнання та програмного забезпечення.
v Комбіновані СЕДО:
? базова платформа, до якої розробляються необхідні додаткові модулі;
? повну відповідність потребам підприємства;
? невеликі тимчасові витрати на розробку і впровадження;
? вартість включає: ціну базової платформи...
