гання документів відноситься до архівної справи.
Документаційне забезпечення управління є основоположною технологією менеджменту, основною метою якого є забезпечення керівництва інформацією про стан справ на підприємстві для прийняття обгрунтованих управлінських рішень і контролі їх виконання.
Об'єктом ДОУ є як окремі документи, так і вся сукупність документації.
Предмет ДОУ - правильність оформлення документів, що відображають весь спектр управлінської діяльності підприємства; належна організація документообігу згідно вимогам ГОСТу.
Загальновідомо, що будь-яке управлінське рішення грунтується на інформації, основними критеріями якої є: своєчасність, об'єктивність, багатоаспектність, достатність за обсягом. Для оперативного прийняття управлінського рішення також важлива швидка її обробка.
Інформація закріплюється в документах на різних носіях із застосуванням методів, що забезпечують ефективне використання інформації всередині організації в повному обсязі. Документи вимагають певної процедури документування, яку здійснюють в процесі діяльності юридичні особи незалежно від форми їх власності та організаційно-правової форми. Значний масив документації складають управлінські документи. Характер інформації в них залежить від тих функцій, які реалізуються за допомогою цієї документації. Документи можуть мати як суто соціальне призначення, що зачіпає вузьке коло осіб і відносин, так і загальне призначення, що розповсюджується на декілька або на всі суб'єкти та об'єкти управління.
Неправильно складений або не вчасно отриманий і оброблений документ часто призводить до негативних економічних наслідків. Надзвичайно актуальною є і проблема забезпечення схоронності документів. Обов'язкове збереження певних видів документів наказується законодавчими актами.
Будь-якому органу управління для виконання своїх функцій необхідні ефективна система документаційного забезпечення управління (ДОП) і професійно підготовлені фахівці в цій області.
Основні завдання ДОУ:
1. Відображення управлінської, виробничої та іншої діяльності підприємства у відповідних документах;
2. Забезпечення раціонального використання документів у діловій практиці підприємства.
Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок, щоб не відволікати працівників від головних цілей підприємства. У зв'язку з цим кожне підприємство самостійно вибирає форму організації діловодства: централізовану, децентралізована і змішану.
При централізованій формі всі з обробці документів зосереджуються в єдиному центрі-канцелярії, загальному відділі чи у секретаря.
Децентралізована форма передбачає розосередження діловодних операцій між структурними підрозділами.
При змішаній формі операції виконують централізовано (прийом, реєстрація) і децентралізовано (зберігання, формування справ). Форму організації діловодства вибирають з урахуванням розміру підприємства, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. (У невеликих комерційних підприємствах найчастіше застосовується централізована форма).
Висновок: таким чином, ми бачимо, що структурована і чітко організована система документаційного обороту дозволяє підвищити ефективність функціонування підприємства, і створити середовище максимально зручну і функціональну для подальшого розвитку і розширення всіх рівнів організаційної культури та робочої області.
1.2 Нормативне регулювання системи ДОУ на підприємствах
Діяльність будь-якої сучасної організації полуфункціональна і вимагає від її керівників розуміння цілісності і, одночасно, різноплановості напрямків діяльності. Однак у всіх випадках основне завдання менеджменту організації - управління ресурсами, одним з якої є інформація, а стосовно діяльності з документаційного забезпечення управління - документационная інформація. Очевидно, що жодне з управлінських рішень не може обійтися без цього ресурсу, який складається з численних взаємопов'язаних частин, тісно переплітаються між собою і з зовнішнім світом, і визначать інформаційне середовище організації. Оскільки документаційне забезпечення має прикладне, тобто практичне значення, то і її структура безпосередньо пов'язана з функціональною структурою організації.
Служба документаційного забезпечення на підприємствах і її локальна регламентація забезпечується в першу чергу Федеральним законом Російської Федерації «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріпив обов'язковість документування інформації, встановив ряд термінів (інформація, інформатизація, інформаційні ресурси, документована інформ...
