авить штамп з написом «Отримано» і датою. Після перевірки відповідності записів прибутковий ордер підписується головним бухгалтером (або уповноваженою ним особою), засвідчується печаткою та реєструється в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (форма № КО - 3). Журнал реєстрації побудований таким чином, що за його даними контролюється цільове призначення отриманих та витрачених готівкових грошових коштів організацією, по ньому присвоюються номери касових документів, перевіряється повнота проведених касиром операцій. Далі прибутковий касовий ордер передається касирові, який оприбутковує готівку, підписує ордер і квитанцію до нього і реєструє операцію в касовій книзі. При отриманні готівки в касу особі, яка внесла їх, видається квитанція від прибуткового касового ордера, завірена підписами головного бухгалтера і касира, печаткою або відбитком касового апарата.
Готівкові гроші з каси видаються за видатковими касовими ордерами (форма № КО - 2) [Додаток 1] або за іншими документами (платіжними відомостями, рахунками, заявами на видачу грошей та ін.) з накладенням на них спеціального штампу, що заміняє видатковий касовий ордер. Документи на видачу повинні бути підписані керівником організації та головним бухгалтером (або особами, ними уповноваженими). Гроші за касовими ордерами видаються на підставі документів, що засвідчують особу одержувача. У касовому ордері відбиваються основні реквізити цього документа, і одержувач розписується в отриманні виданої суми.
Прийом і видача грошей за касовими ордерами провадиться тільки в день їх складання. Усі касові ордери після їх виконання погашаються штампом (або надписом) «Отримано» або «Оплачено». При видачі заробітної плати, стипендій, премій та ін. Підставою для виплат служать розрахунково-платіжні або платіжні відомості. У цих випадках на кожного одержувача видатковий касовий ордер не складається. Після закінчення терміну видачі грошей за відомостями (трьох робочих днів) проти прізвищ осіб, які одержали належних ним грошей, касир ставить штамп «Депоновано» і складає реєстр депонованих сум. На всю суму, видану за відомістю, складається видатковий касовий ордер.
Облік руху грошей у касі ведеться касиром у касовій книзі (форма № КО - 4). Кожна організація веде тільки одну касову книгу. Ця книга повинна бути прошнурована і опечатана печаткою організації, а сторінки в ній пронумеровані. Записи в касовій книзі зазвичай проводяться касиром в двох примірниках через копіювальний папір відразу ж після одержання або видачі грошей по кожному ордеру або документу. Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії другий відривний аркуш касової книги, який є звітом касира (з доданими до неї прибутковими та видатковими касовими документами), під розписку в касовій книзі. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера організації.
Якщо ж в організації є операційні каси для проведення готівкових розрахунків з покупцями або замовниками через ККМ, то в головну касу здається журнал касира-операціоніста (форма № КМ - 4). Він служить для обліку та контролю цих розрахунків.
ККМ друкує на стрічці відривні чеки, що вручаються покупцям, і фіксує їх у своїй пам'яті. Щоденні розрахунки через ККМ оформляються в журналі, а потім з них переносяться в касову книгу організації.
У ряді випадків організаціям взамін ККМ дозволяється використовувати для розрахунків готівковими коштами документи суворої звітності. Бланки цих документів виготовляються друкарським способом, мають строго встановленої форми і випускаються спеціалізованими підприємствами. Їм присвоюється певна серія та індивідуальний номер.
Прибуткові та видаткові касові документи, журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів та касова книга можуть вестися як ручним, так і автоматизованим способами.
Якщо бухгалтерський облік ведеться на персональному комп'ютері, то в кінці фінансового року касова книга і звіт касира виводяться на паперовий носій. Потім касова книга брошюруется в хронологічному порядку і опечатується. Одночасно в такому ж порядку зшивається і звіт касира.
Для обліку наявності і руху грошових коштів в касі організації використовується активний рахунок 50 «Каса». Сальдо рахунку свідчить про наявність суми вільних грошей у касі на початок місяця, оборот за дебетом -Суми, що надійшли в касу, а за кредитом - суми, видані з каси.
При відображенні надходження грошових коштів у касу організації робляться такі бухгалтерські записи:
Д-т 50 «Каса»
К-т 51 «Розрахункові рахунки», 62 «Розрахунки з покупцями і замовни -
Камі »...
