.1998 N 14-П, Порядком ведення касових операцій в Російській Федерації 12 жовтня 2011 N 373-П та ін. Ці нормативні документи передбачають кілька основних елементів контролю з боку держави за рухом готівкових грошових коштів.
По-перше, для прийому, зберігання та витрачання готівкових грошових коштів в організації повинно бути спеціально обладнане приміщення - касу, яке задовольняє вимогам безпеки та надійності Каса повинна бути оснащена технічним обладнанням для роботи з грошовими купюрами. На практиці каса найчастіше включає в себе головну касу і ряд операційних кас.
Головна каса виконує функції по руху грошових коштів і є держателем основних первинних і звітних документів щодо їх обліку. Операційні каси служать прийому готівкових грошових коштів за реалізовані товари (роботи, послуги) із застосуванням контрольно-касових машин і (або) документів суворої звітності.
Керівництво організації несе відповідальність, якщо за його провині не були створені умови, що забезпечують збереження грошових коштів при їх зберіганні і транспортуванні.
По-друге, для контролю руху готівкових коштів використовуються контрольно-касові машини (ККМ). Законодавством встановлено застосування ККМ при здійсненні грошових розрахунків з юридичними та фізичними особами за товарними операціями або з надання побутових послуг, оскільки ці сфери діяльності пов'язані з масовим готівковим грошовим оборотом. Виняток становлять тільки ті організації, які в силу специфіки своєї роботи використовують документи суворої звітності, які замінять чеки ККМ.
По-третє, Центральний банк РФ регулярно встановлює ліміт (обмеження) готівкових розрахунків між юридичними особами по одній операції в день.
По-четверте, організації зобов'язують зберігати всі вільні грошові кошти в установах банків. Проведення касових операцій контролюють конкретні банки, які обслуговують дану організацію. Обслуговуючий банк і організація укладають між собою договір. За цим договором банк встановлює для організації ще один ліміт, обмеження на залишок грошей, який може знаходитися в касі на кінець дня. Для встановлення такого ліміту організація представляє в установи банку розрахунок за встановленою формою. Понад цей ліміт гроші в касі можуть перебувати тільки в дні виплати заробітної плати, допомог, підзвітних сум та ін. Протягом трьох робочих днів, включаючи день отримання грошей в банку.
Розрахунок ліміту виконується за формулою
=V/P * Nc,
де L - ліміт залишку готівки в рублях;- Обсяг надходжень готівки за продані товари, виконані роботи, надані послуги за розрахунковий період в рублях;
Р - розрахунковий період, за який враховується обсяг надходжень готівки за продані товари, виконані роботи, надані послуги, у робочих днях;
Наприклад, при здачі готівки в банк один раз на три дні Nc=3 робочих дні.
Для ведення касових операцій в штаті організації повинна бути передбачена посада касира. Касир на час вступу працювати повинен ознайомитися з порядком ведення касових операцій і укласти з адміністрацією договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих ним цінностей. Касир не може передавати іншій особі виконання своїх обов'язків У суб'єктів малого підприємництва з незначним оборотом готівкових грошових коштів дозволено виконувати функції касира особі, що веде бухгалтерський облік.
Касир, відповідно до чинного законодавства, несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей і за шкоду, заподіяну організації в результаті навмисних дій, а також недбалого чи несумлінного ставлення до своїх обов'язків.
Зберігання в касі готівки та інших цінностей, котрі належать даної організації, забороняється.
Усі касові операції повинні оформлятися уніфікованими формами первинної облікової документації.
У касу організації готівкові гроші надходять з розрахункового, поточного, спеціального рахунків у банках, від покупців і замовників, при поверненні раніше виданих підзвітних сум та ін. Для отримання грошей зі свого розрахункового рахунку в банку організації видається чекова книжка. Щоб зняти готівку з розрахункового рахунку, бухгалтер заповнює грошовий чек, підписує його разом з керівником і передає касирові. У чеку вказується призначення одержуваної суми. Відривна частина чека залишається в банку, а корінець чека (із зазначенням суми) служить виправдувальним документом для організації.
Факт будь-якого готівкового отримання грошових коштів оформляється прибутковим касовим ордером (форма № KO-I). Ордер виписується на підставі відповідних виправдувальних документів, на які касир ст...
