З керівником підприємства: з усіх питань документаційного та інформаційно-технічного забезпечення діяльності та організації праці.
З працівниками установи: з питань надання інформації, організації виконання документів, організації та проведення колегіальних заходів керівництва.
З організаціями та посадовими особами з усіх питань, що входять у його компетенцію.
2. Аналіз постановки діловодства в МУП ЖКГ «Секретарського сільради»
. 1 Документообіг на підприємстві
Організація роботи з документами - організація документообігу, зберігання і використання документів у поточній діяльності МУП ЖКГ секретарських сільська рада.
Документи, що надійшли, в МУП ЖКГ секретарських сільська рада починають свій шлях до виконання з експедиції. Вони піддаються експедиційної обробці, яка полягає у перевірці правильності доставки кореспонденції, розкритті конвертів, перевірки цілісності вкладень та попередньої сортування документів на реєстровані і незареєстровані. Нереєстровані документи та документи з позначкою особисто передаються за призначенням. У МУП ЖКГ секретарських сільська рада відсутній перелік нерегістріруемих документів.
Реєстровані документи поділяються на два потоки:
. Документи на ім'я керівника і без зазначення конкретної адреси;
. Документи на адресу структурних підрозділів.
Документи першого потоку передаються до секретаря, другого потоку - в структурні підрозділи.
Секретар виробляє попередній розгляд документів, що надійшли. Метою попереднього розгляду документів, що надійшли є розподіл документів, що не вимагають обов'язкового розгляду керівництвом, встановлення підрозділу або особи, яким повинен бути спрямований цей документ.
Документи передаються керівництву або виконавцям в день надходження до МУП ЖКГ секретарських сільська рада.
Проект вихідного документа становить виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар. Вихідні документи оформляються у двох примірниках, крім факсів і телефонограм, який складають в одному примірнику. Проект вихідного документа може бути узгоджений як з фахівцями інших організацій (установ), так і всередині організації
Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів raquo ;, якщо документ проходить узгодження з іншою організацією, що не автором документа, то погодження оформляється реквізитом грифом узгодження документа raquo ;. Документ, що проходить узгодження всередині організації (установи) оформляється реквізитом візи узгодження документа raquo ;. Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику разом з матеріалами, на підставі яких він готувався.
Відправка вихідних документів відбувається в той же день. Другий примірник документів, що відправляються або єдине примірник факсу (телефонограми) підшиваються в справу.
Внутрішні документи готуються, оформляються в межах МУП ЖКГ секретарських сільська рада.
Проходження їх на етапах підготовки та оформлення організовуються так само, як підготовка та оформлення вихідних документів, а на етапі виконання воно збігається з маршрутом вхідних документів.
Особливість руху внутрішніх документів є те, що маршрути їх різні для окремих видів документів.
Під обсягом документообігу розуміють загальна кількість вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу.
Облік обсягу документообігу організовується для встановлення:
МУП ЖКГ секретарських сільська рада, його підрозділів та секретаріату; потреби МУП ЖКГ секретарських сільська рада в організаційній та електронно-обчислювальної техніки.
При визначенні обсягу документообігу одноразово обов'язково враховуються всі документи. Підрахунок вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведеться роздільно. Окремо враховуються машинописні копії та копії, виготовлені засобами оперативного розмноження. Загальний обсяг документообігу виражається дробом, чисельник - кількість основних документів, знаменник - кількість копій.
. 2 Аналіз локальних нормативних документів
Локальні нормативні акти - це внутрішні робочі документи, спеціально розроблені як для цілей бухгалтерського, так і для цілей податкового обліку, і обов'язкові для застосування на підприємстві на вимогу трудового законодавства, які знижують трудові та податкові ризики організації, вирішують сп...
