gn="justify"> правила внутрішнього трудового розпорядку;
правила і норми охорони праці.
Під час відсутності секретаря приймальні керівника його обов'язки виконує в установленому порядку призначається заступник, який несе повну відповідальність за їх належне виконання.
На секретаря приймальні керівника покладаються такі функції:
Організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника організації.
Ведення діловодства.
Організація проведення телефонних переговорів керівника.
Організаційна підготовка засідань і нарад.
Контроль за виконанням працівниками організації виданих наказів та розпоряджень, взятих на контроль.
Ведення контрольно-реєстраційної картотеки.
Організація прийому відвідувачів.
Посадові обов'язки секретаря приймальної:
Здійснювати роботу з організаційно-технічного забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника організації.
Приймати надходить на розгляд керівника кореспонденцію, передати її відповідно до ухваленого рішення в структурні підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.
Вести діловодство, виконувати різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збору, обробки та подання інформації при підготовці та прийнятті рішень.
Приймати документи і особисті заяви на підпис керівника організації.
Підготовляти документи і матеріали, необхідні для роботи керівника.
Стежити за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надійшли на виконання, перевіряти правильність оформлення підготовлених проектів документів, переданих керівнику на підпис, забезпечувати їх якісне редагування.
Організовувати проведення телефонних переговорів керівника, записувати за його відсутності одержану інформацію і доводити до його відома її зміст, передавати і приймати інформацію по приймально-переговорних пристроїв (телефаксом, телексом і т.п.), а також телефонограми, своєчасно доводити до його відома інформацію, отриману по каналах зв'язку.
За дорученням керівника складати листи, запити, інші документи, готувати відповіді авторам листів.
Виконувати роботу з підготовки засідань і нарад, проведених керівником (збір необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), вести і оформляти протоколи засідань і нарад.
Здійснювати контроль за виконанням працівниками організації виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням термінів виконання вказівок і доручень керівника організації, взятих на контроль.
Вести контрольно-реєстраційну картотеку.
Забезпечувати робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створювати умови, що сприяють його ефективній роботі.
Друкувати за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або вводити поточну інформацію в банк даних.
Організовувати прийом відвідувачів, сприяти оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників.
Копіювати документи на персональному ксероксі.
Формувати справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечувати їх зберігання і в установлені терміни здавати в архів.
Секретар приймальні керівника має право:
Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною посадовою інструкцією обов'язками.
Знайомитися з відповідними документами та інформацією, необхідними для якісного виконання своїх обов'язків.
Підвищувати свою кваліфікацію у встановленому порядку.
Вимагати від керівництва сприяння у здійсненні своїх обов'язків.
Секретар приймальні керівника несе відповідальність:
За невиконання (неналежне виконання) своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, в межах, визначених чинним трудовим законодавством РФ.
За скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством РФ .. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним трудовим, кримінальним та цивільним законодавством РФ.
Секретар приймальні керівника здійснює взаємини: ...
