Ю. Рогожина, документування управлінської діяльності підприємства - це сукупність виконуваних відповідно до певних правил дій по запису та оформлення відповідної інформації на матеріальних носіях у вигляді паперових або електронних документів.
З іншого боку, документаційне забезпечення системи управління персоналом організації являє собою забезпечення кадрових служб усіма документами, складеними відповідно до вимог затверджених стандартів та інструкцій, створення та направлення документів структурним підрозділам компаній та іншим суб'єктам за межами організації. Схематично поняття ДОП в розглянутому термінологічному значенні і його найважливіші складові представлені на малюнку 1.
Таким чином, ДОУ охоплює питання документування, організації роботи з документами в процесі здійснення управління підприємством і систематизацію архівного зберігання документів.
У рамках системного підходу організація - це соціально-економічна цілісна система, і як всяка цілісна система володіє відомою кількістю конкретних компонентів, частин.
Рис. 1. - ДОУ і його найважливіші складові
Система управління будь-якою організацією включає в себе як обов'язкові підсистеми (функціональні, цільові), так і допоміжні, (що забезпечують).
Схематично місце підсистеми документаційного забезпечення управління в системі управління організацією представлено на малюнку 2.
Згідно з логікою декомпозиції системи управління організацією, представленої на малюнку 2, підсистема документаційного забезпечення управління могла б бути віднесена до забезпечує підсистемам.
Однак, на думку А. Петрова та Г. Мамед-заде, документаційне забезпечення як одна з основних функцій управління присутній практично у всіх підсистемах системи управління організацією, у тому числі і в системі управління персоналом.
Рис. 2. - Місце підсистеми документаційного забезпечення управління в системі управління організацією
Ця обставина відповідає вимозі функціонування автономної спеціалізованої підсистеми, якщо базуватися на системному підході.
До властивостей системи документаційного забезпечення управління персоналу відносяться:
наявність великої кількості складових елементів, пов'язаних між собою інформаційними каналами передачі даних;
наявність загальної мети управління для всієї системи і приватних цілей для системи будь якого рівня, підпорядкованих спільної мети;
розчленовування системи будь якого рівня на окремі підсистеми, цілі і завдання яких підпорядковані цілям і завданням системи управління даного рівня;
наявність персоналу в якості елементів управління і контролю на всіх рівнях ієрархії великої системи і у зв'язку з цим необхідність поєднання і постійної взаємодії принципів і методів управління ним в процесі виконання функцій ДОУ.
На думку фахівців консалтингових фірм «Евроменеджмент» і «Термика» ДОУ служить не тільки для забезпечення інформацією керівництва, але є способом ведення бізнесу та здійснення практичного керівництва підприємства.
При цьому основними завданнями документаційного забезпечення управління є:
) Скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму.
) Забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, обробки і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.
Із зростанням масштабів підприємства і чисельності його співробітників питання про ефективність документаційного забезпечення управління стає все більш актуальним. Основні проблеми, що виникають при цьому, виглядають приблизно так:
керівництво втрачає цілісну картину того, що відбувається;
структурні підрозділи, не маючи інформації про діяльність один одного, перестають злагоджено здійснювати свою діяльність. Неминуче падає якість обслуговування клієнтів і здатність організації підтримувати зовнішні контакти;
це призводить до падіння продуктивності і викликає відчуття нестачі в ресурсах: людських, технічних, комунікаційних і т.д.;
доводиться розширювати штат, вкладати гроші в обладнання нових робочих місць приміщення, комунікації, навчання нових співробітників;
для виробничих підприємств збільшення штату може спричинити зміна технології виробництва, що потребують додаткових інвестицій;
виявляється, що штат збільшений, продуктивність впала, виробництво вимагає інвестицій, відповідно виникає потреба у збільшенні оборотного капіталу, що може зажадати нових кредит...
