ного фонду обліково-класифікаційної одиницею є одиниця зберігання документів. Одиниці зберігання повинні бути описані, систематизовані, внесені до опису і оформлені в порядку, що забезпечує їх облік, пошук і використання. p> Одиниці зберігання (Справи) архівного фонду систематизуються в межах фонду згідно зі схемою систематизації. Систематизація документів фонду проводиться у діловодстві та в архіві організації при підготовці документів до передачі в державні архіви. p> Схема систематизації одиниць зберігання (справ) фонду є підставою для внутрішньої організації архівного фонду та закріплюється описом (описами) справ фонду. p> Розподіл справ всередині фонду по розподілам схеми систематизації проводиться з урахуванням наступних ознак:
структурного (в відповідності з приналежністю одиниць зберігання до структурних підрозділах);
хронологічного (За періодами або датами, до яких відносяться документи);
функціонального, галузевого, тематичного, наочно-питання (з урахуванням функцій, галузей і напрямів діяльності організації, тим і питань, яких стосується зміст документів);
номінального (за діловодної формі - видах і різновидах документів);
кореспондентського (По організаціях та особам, в результаті листування з якими утворилися документи);
географічного (у відповідно до визначених територіями, населеними пунктами та іншими географічними найменуваннями, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори, кореспонденти);
авторського (за назвам організацій або прізвищами осіб, які є авторами документів). p> Як правило, одиниці зберігання групуються послідовно за ознаками, застосування яких виявиться найбільш доцільним для всіх або окремих груп документів фонду. p> Поєднання структурного і хронологічного ознак дає два варіанти схеми систематизації: хронологічно-структурний та структурно-хронологічний. p> Хронологічно-структурна схема систематизації застосовується стосовно фондів діючих організацій (Враховуючи подальше поповнення фондів) та ліквідованих організацій з часто менявшейся структурою. За цією схемою справи групуються насамперед за часом їх створення (роками, періодами), а в межах кожної хронологічної групи - по структурним підрозділам організації. p> Структурно-хронологічна схема систематизації застосовується стосовно фондів організацій, що мали стабільну структуру, зміни якої відбувалися рідко і були нескладні. При систематизації за цією схемою справи групуються насамперед по структурних підрозділам організації, а в межах кожної структурної групи - за часом їх створення. p> Хронологічно-функціональна або функціонально-хронологічна схеми систематизації застосовуються по відношенню до фондів організацій з часто менявшейся структурою. p> При систематизації справ за хронологічно-функціональною схемою їх угруповання відбувається спочатку по хронологічним ознакою, а потім за функціями (видами, напрямами діяльності) організації. При цьому підгрупи справ розташовуються з урахуванням значущості функцій організації (керівництво, фінансування, облік і звітність і т.д.) або за класифікатором самої організації. p> При систематизації справ за функціонально-хронологічній схемі справи групуються спочатку по функціям діяльності організації, а потім за хронологічним ознакою. p> Хронологічно-тематична або тематично-хронологічна схеми систематизації застосовуються по відношенню до невеликим за обсягом фондам, а також окремим архівним колекціям. p> Хронологічно-номінальна і номінально-хронологічна схеми застосовуються, як правило, для систематизації справ фондів безструктурні організацій. p> Комплектування архіву включає:
- визначення джерел комплектування архіву в відповідно до його профілем:
- визначення складу документів, які підлягають прийому в архів;
- прийом документів до архіву. p> Комплектування архіву здійснюється відповідно до принципів: приналежності документів до складу архівного фонду РФ; дотримання прав власності на документи; походження і територіальної приналежності документів; недробімості фондів. p> Державні і муніципальні архіви комплектуються документами архівного фонду РФ, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій, підприємств і громадян і мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне або культурне значення.
Комплектування архіву включає:
- визначення джерел комплектування архіву в відповідно до його профілем:
- визначення складу документів, які підлягають прийому в архів;
- прийом документів до архіву. p> Комплектування архіву здійснюється відповідно до принципів: приналежності документів до складу архівного фонду РФ; дотримання прав власності на документи; походження і територіальної приналежності документів; недробімості фондів. p> Державні і муніципальні архіви комплектуються документами архівного фонду РФ, утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуван...
