в діяльності підприємства, крім технічної документації та друкованих видань. При складанні номенклатури справ підприємствам необхідно враховувати вимоги до номенклатури справ, що містяться в Державній системі документаційного забезпечення управління, Основних правилах роботи відомчих архівів, переліки документів із зазначенням термінів зберігання. Номенклатура справ підприємства розробляється фахівцем, відповідальним за організацію роботи з документами, затверджується керівником підприємства і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
Угрупування документів у справи здійснюється за такими ознаками:
- номінального (по виду - накази, акти тощо);
- предметно-питально (з питання - "Судова справа");
- авторському (За автором, комісії, установі тощо);
- кореспондентському (За кореспонденту);
- географічним (За географічною ознакою);
- хронологічним (за тимчасовими параметрами);
- експертного (з урахуванням строків зберігання). p> При оформленні номенклатури справ необхідно залишати в кожному її розділі резервні номери справ (Вільне місце), які можуть використовуватися в подальшому для внесення заголовків справ, не передбачених протягом календарного року на підприємстві. Якщо з'являються документи, справа для яких не передбачено номенклатурою, на них заводиться самостійну справу, назва якого дописується в номенклатуру під резервним номером. p> Номенклатура справ становить за встановленою формою і містить у собі реквізити:
- найменування підприємства;
- найменування виду документа;
- дату;
- індекс;
- місце складання;
- гриф затвердження;
- заголовок до тексту;
- текст;
- підпис;
- гриф узгодження.
Типова форма номенклатури справ та принципи формування заголовків справ, а також порядок погодження та затвердження даного документа розроблені Всеросійським науково-дослідним інститутом документознавства та архівної справи (ВНДІДАС). p> Для полегшення роботи щодо складання номенклатури справ розробляються типові і зразкові номенклатури. Вони встановлюють уніфікований склад заводяться справ і єдину систему їх індексації у галузі, тому обов'язкові для підвідомчих організацій. Зразкові номенклатури справ розробляються на основі типових з додаванням справ, специфічних для даної галузі.
Індивідуальна номенклатура справ розробляється конкретною організацією на основі типових і примірних номенклатур, а в разі їх відсутності - самостійно, виходячи з практичній діяльності. В останньому випадку необхідно дотримуватися вимог Державної системи документаційного забезпечення управління та Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 06.02.02, а для визначення терміну зберігання документів використовувати Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, з зазначенням строків зберігання, затв. ...
