середині організації;
реєстрація та контроль виконання;
інформаційно-довідкова робота;
зберігання документов.
Для вирішення вищевказаних завдань за допомогою комп'ютера у всіх організаціях, установах, фірмах використовуються такі типи програмного забезпечення:
операційна система (ОС), тобто базова програма, під управлінням якої працює комп'ютер;
текстовий редактор;
електронна таблиця;
система управління базами даних (СКБД);
комунікаційні програми для роботи з факсами, обміну повідомленнями та доступу в Internet;
утиліти (допоміжні програми, що оптимізують роботу комп'ютера і що запобігають збої в роботі).
Як правило, використовуються також програми:
OCR (Optical Character Recognition System - перетворення образу машинописного паперового документа в символьне подання), тобто програми оптичного розпізнавання текстів для введення документів у комп'ютер з використанням сканера;
електронні словники та перекладачі - при роботі з текстами на іноземних мовах.
.4 Виникнення та історія розвитку діловодства в Росії
столбцовая (наказне) діловодство. На ранньому етапі розвитку Давньоруської держави і в період феодальної роздробленості (до кінця XV ст.) Державних установ ще не існувало. Становленню установ та системи діловодства в них передував період виникнення і розвитку документування, тобто документаційного оформлення явищ приватного і громадського життя людей. Управлінські функції виконували найчастіше окремі посадові особи або органи, здійснюють своєї діяльності або взагалі без співробітників, або з дуже обмеженим штатом чиновників. У цих умовах єдина система діловодства ще не повною мірою була затребувана самої системою управління. p align="justify"> Поступове накопичення традицій у сфері документування вело до формування кола професійних фахівців у галузі створення та обробки документів. Спочатку їх складу поповнювався за рахунок церковних псаломщиків і дияконів. Паралельно стали вироблятися стійкі зразки звернень в документах, формуляри, тобто типові стійкі форми окремих найбільш поширених документів, які й ставали своєрідними "посібникамиВ» з діловодства.
Встановлюються прийоми засвідчення документів і їх складання. Документи починають проходити стадії написання - чернопісі, редакції та чистовик. Встановлюються такі елементи, як скріпи, друку, мости (підписи на склейках) В»елементи захисту інформації від несанкціонованого доступу на стадії її зберігання та використання,
З утворенням централізованої держави, центром якого стало Московське князівство, починає складатися і апарат його державного управління, необхідний у господарському і політичному житті будь-якої держави. Одночасно на основі звичаїв формується і система документаційного забезпечення цього апарата. p align="justify"> Вищим державною установою стала боярська дума, що склалася з епізодично збиралися князем нарад бояр і В«ближніх людейВ» для вирішення питань державного значення. У цілому повноваження думи були невизначені і безмежні. p align="justify"> В«ОфісиВ» того часу, що називалися приказними хатами, або наказами, формувалися під практичні потреби з дозволу окремих питань державного управління. Саме тому становлення та розвитку державного діловодства прийнято називати наказним періодом - за назвою перших державних установі-наказів. Цей період охоплює час з XV по XVII в. p align="justify"> У діловодстві наказів використовувалася досить давня В«столбцовая техніка діловодстваВ» - збирався сувій з підклеєних один до одного аркушів - стовпець, стовпчик. Складові стовпця називалися В«поставамиВ», так само чи мостами називалися і самі місця склеювання аркушів. Стовпець міг бути і одним багатосторінковим документом, а міг включати сукупність документів по якомусь ознакою - географічної, кореспондентським, питально. p align="justify"> Процедура підготовки документів в наказовому діловодстві включала такі основні етапи:
надходження документа на розгляд;
підготовка справи до В«доповідіВ»;
розгляд і рішення справи;
оформлення документа, що містить рішення.
Видовий склад документів наказного діловодства ні особливо різноманітним, всі існуючі в той період документи групуються в кілька основних видів: грамоти, вироки, накази, доповіді, пам'яті, відписк...
