в електронному вигляді з комп'ютера на комп'ютер, у комп'ютерної локальної мережі, а також за допомогою електронної пошти та мережі Інтернет);
реєстрація документа (Заповнюється реєстраційна картка на екрані ПК, а реєстраційний номер наносять на сам документ в штамп для відмітки про одержання документа);
контроль за виконанням документа (в електронній картці робиться відмітка про контроль, і це автоматично дозволяє інформувати керівництво організації про рівень виконавської дисципліни працюючих працівників, а також складати різного роду довідки-звіти з документообігу);
переклад тексту документа з однієї мови на іншій (здійснюється в автоматичному режимі за наявності відповідного пакету програм і деякому додатковому редагуванні тексту);
захист документів (від випадкового доступу до інформації в ПК; відновлення тексту; антивірусна захист).
Опишемо детально тільки одну з перерахованих функцій, здійснюваних за допомогою ПК, - редагування тексту документів.
На практиці використовується безліч програм для редагування текстів. Ці програми називають текстовими редакторами або текстовими процесорами. Це такі програми, як Word і Лексикон. p> При використанні популярного текстового редактора Word текст документа виводиться на екран дисплея і в нього можна вносити доповнення, вилучати непотрібні частини, переставляти окремі фрагменти, автоматично перевіряти орфографію, виділяти окремі фрагменти за рахунок поєднання різних шрифтів. Крім того, текстовий редактор дозволяє працювати відразу з двома документами - переносити частини тексту : З одного документа в інший, доповнювати його таблицями, малюнками і т. п. Наявність в програмі словника синонімів допомагає; заміні слів при частому їх повторенні, а сам набір тексту може бути зведений до компонування його з традиційних початкових фраз листи, готових зворотів мови, витягів з нормативних документів, типових закінчень листів і т. д. і т. п.
Таким чином, застосування комп'ютерної техніки дозволяє практично автоматизувати основні функції діловодства. В даний час число персональних комп'ютерів, застосовуваних в діловодстві, перевалила за десяток мільйонів. Уміння працювати на комп'ютері стало обов'язковою вимогою до секретаря, економісту, менеджеру.
При малих пізнаннях в галузі використання персональних комп'ютерів впадати в паніку не слід. Сучасні програми масового попиту розроблені в розрахунку на пересічного користувача. Для роботи з документами існує цілий ряд програм, вельми простих і легкодоступних в освоєнні. На ринку прикладних офісних програмних продуктів найбільш популярними є пакети Microsoft Office Professional for Windows 95 і MS Office 97; за ними по популярності з великим відривом слідують Lotus Smart Suit 96 і 97 і Corel Office Professional 7 і Російський офіс, включає національний текстовий редактор В«Лексикон 97В», систему ведення особистих фінансів В«Декарт 97В», систему професійного пер...
