ментаційного забезпечення адміністративно-правового департаменту.
Менеджер відділу документообігу управління документаційного забезпечення адміністративно-правового департаменту зобов'язаний:
Реєструвати і враховувати документи (довіреності, договори, службові листи), що надходять в Компанію ззовні, а також створювані в Компанії.
Брати участь у веденні діловодства відділу документообігу управління документаційного забезпечення адміністративно-правового департаменту.
Організовувати узгодження договорів в електронному та в паперовому вигляді (включаючи візування узгоджених договорів компетентними посадовими особами Компанії).
Здійснювати технічне оформлення та підготовку до підписання Генеральним директором договорів, погоджених у встановленому порядку (роздрук, скріплення, нумерація сторінок і т.д.).
Передавати в адміністративне управління адміністративно-правового департаменту документи для представлення Генеральному директору на розгляд і підписання.
Вести бази даних по документообігу.
Брати участь у роботі щодо забезпечення своєчасності підписання, відправки та отримання документів від контрагентів (контрагентам).
Складати опису документів для передачі за призначенням.
Державний стандарт ДСТУ ISO 9001-2001 В«Системи менеджменту якості. Вимоги В», встановлюючи обов'язковість документування системи менеджменту якості (СМЯ), не вимагає використання системи автоматизації діловодства й документообігу (САДД) для підтримки СМЯ на підприємстві. Проте впровадження САДД з функціями моделювання (наприклад, САДД В«DIRECTUMВ») підвищує ефективність побудови СУЯ на підприємстві. p align="justify"> Процеси СМЯ в САДД описують через модуль В«Управління діловими процесамиВ». У В«типових маршрутахВ» задають порядок і терміни проходження різних доручень та інших дій. p align="justify"> Керівникам система допомагає:
планувати заходи щодо поліпшення СМЯ;
отримувати у формі звітів об'єктивні та актуальні дані про функціонування СМЯ на підприємстві, діяльності підрозділів і співробітників, ступеня їх завантаження, як виконуваних ними робіт;
оперативно доводити до відома виконавців результати аналізу керівництвом їх роботи;
коригувати дії з управління якістю на основі поточного стану СМЯ та результативності попередніх заходів щодо поліпшення.
. Автоматизація документообігу як метод вдосконалення управління документацією
Існуючі системи автоматизації документообігу в основному виконують подібні функції. Але у зв'язку з відсутністю уніфікованої термінології називають їх по-різному: система автоматизації документообігу, система управління діловодст...
