ustify"> 2. Планування
3. Організація виробничої діяльності
. Бухгалтерія
. Відділ кадрів
. Профспілковий комітет
В установах, що не мають стійкої структури або безструктурні, можлива побудова номенклатури справ також за функціональним принципом. Нижче наведено приклад схеми номенклатури справ, побудованої за функціональним принципом:
1. Керівництво
2. Планування
3. Організація виробничої діяльності
. Фінансування
. Облік і звітність
. Кадри
В даному випадку в організації немає самостійного відділу кадрів і його функції покладені на одного або декількох працівників організації. Тому назвою розділу номенклатури справ є назва виконуваної функції («Кадри»).
Вимоги до формулювання заголовків справ в номенклатурі і систематизації заголовків справ в номенклатурі
Заголовок справи повинен в узагальненій формі стисло, чітко і однозначно відображати основний зміст документів комплексу, так як саме за заголовком справи проводиться пошук документів. Заголовок містить вказівку на рід заводяться справи (справа, документи, листування) або назва виду документа (накази, акти тощо), уточнюючі дані про зміст документів, кореспондентів, датах, а також вказівку автентичності, копийности і т.д.
До складання заголовків справ приступають після того, як виявлено коло документів організації для включення в номенклатуру. Заголовки справ повинні в узагальненій формі стисло, чітко і однозначно відображати їх складу, так як саме за заголовком справи проводиться пошук документів.
Заголовки складаються з наступних елементів:
зазначення виду заводяться справи (справа, документи, листування) або назва виду документа (накази, акти, протоколи тощо);
вказівку автора документів (організації, органу управління, структурного підрозділу, посадової особи і т.д.);
назву адресата (організації або особи, яким адресовано документи) або кореспондента (організації або особи, від яких отримані документи);
узагальнене короткий зміст документів справи (питання, які відображені в комплексі документів);
вказівку на місце розташування організацій-кореспондентів або організацій-адресатів (територіальні утворення, місцевість);
період (дати), до якого належать документи справи;
вказівку копийности (наявності копій документів) справи.
У заголовках конкретних справ міститимуться різні елементи. Все залежить від того, які документи об'єднані в справі. Але у всіх заголовках в якості обов'язкового мінімального набору елементів будуть наступні:
назва виду справи або виду документа;
короткий зміст;
вказівка ??на наявність копій, наприклад, «Накази вищестоящої організації. Копії ». (Вказівка ??на справжність документів справи в заголовок не включають).
Ступінь подальшої конкретизації, деталізації найменувань справ повинна визначатис...
