анізації як самостійним структурним підрозділом (управління справами, канцелярія, загальний відділ, секретаріат тощо), так і окремим співробітником (секретар-референт, секретар, офіс-менеджер, діловод тощо), повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). В іншому випадку документи повертаються автору з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення.
До теперішнього часу в багатьох організаціях документи надходять у вигляді традиційних поштових відправлень (у конвертах). Конверти з позначкою «особисто» і на адресу громадських організацій не прийнято розкривати, їх передають за призначенням без обробки. В інших випадках конверти розкриваються і, як правило, не зберігаються, не додаються до містилися в них документам. Конверти доцільно зберігати у виняткових випадках, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, час відправки і дату отримання документів.
Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДОУ з метою розподілу документів, що надійшли на два потоки:
) направляються на розгляд керівнику організації;
) направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.
Без розгляду керівником передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну інформацію або адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника організації від розгляду дрібних поточних питань, рішення по яких можуть приймати відповідальні виконавці, і значно прискорити рух вхідних документів, а значить, прискорити і їх виконання [2, С. 86].
На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику організації, і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності організації, необхідну для прийняття управлінських рішень, наприклад:
. Лист з пропозицією про спільну діяльність, отримане від іншої організації.
. Скарга покупця на низьку якість виробів, що випускаються даною організацією.
. Копія наказу генерального директора організації, прислана в її філію.
Доцільно передати на виконання в структурні підрозділи (виконавцям) без розгляду керівником організації, наприклад, такі документи:
. Лист-нагадування від організації-партнера про наближення чергового терміну оплати виконаних робіт.
. Рекламний проспект виробів, присланий з іншої організації.
. Лист-запит, отриманий від торгового дому, про види продукції, яка випускатиметься даною організацією в новому році.
Всі підлягають виконанню документи реєструються і потім передаються відповідно до попереднім розподілом або керівнику, або в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям).
Розглянуті керівником документи повертаються в службу ДОУ, де в реєстраційну форму переноситься резолюція керівника, що виражає прийняте керівником управлінське рішення по даному документу. Після заповнення реєстраційної форми ці документи передаються на виконання в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям). Хід виконання контролюється службою ДОП [8, С. 168].
Обробка і передача документів виконавцям здійснюю...
