ться в день їх надходження в службу ДОУ. Якщо документ повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують в потрібній кількості примірників.
Виконані документи підшиваються у справи разом з копіями відповідей.
Робота з вихідними документами починається з підготовки відповідальним виконавцем проекту тексту документа, який потім узгоджується із зацікавленими посадовими особами і доопрацьовується за їх зауважень. Остаточний варіант документа після роздруківки підписується керівником, реєструється й відправляється адресату. Завірена копія вихідного документа підшивається в справу.
Документи відправляються в інші організації різними способами: поштою, факсом, електронною поштою та ін Поштові відправлення сортують, упаковують, оформляють і здають у відділення зв'язку. Перед упаковкою документів служба ДОУ зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність усіх додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів і т.д. неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доопрацювання. На замовну кореспонденцію складається опис розсилання, що підписується працівником служби ДОУ і датується. Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації.
Внутрішні документи організації створюються за тією ж схемою, що і вихідні: складається проект тексту документа, проводиться його узгодження із зацікавленими посадовими особами та доопрацювання за зауваженнями; роздруковується остаточний варіант документа і підписується керівником. Після реєстрації документ розмножується в потрібній кількості екземплярів (по числу виконавців). Копії документа завіряються й передаються на виконання а структурні підрозділи (відповідальним виконавцям). Оригінал документа підшивається в справу.
Документи усередині організації повинні передаватися виконавцям під розписку для підтвердження факту одержання документа виконавцем і виключення можливості втрати документа при його русі в організації [2, С. 89].
Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, тобто враховувати обсяг документообігу. Обліку підлягають всі оригінали документів і всі їх розмноження екземпляри (копії), наприклад:
1. Наказ директора організації був розмножений у 10 прим., Документообіг цього наказу склав 11 документів (1 оригінал + 10 копій).
2. Лист-запрошення було розіслано в 15 організацій, його документообіг склав 16 документів (15 екз. Відправлено і 1 екз. Підшитий у справу).
В обсяг документообігу входять також усі документи, отримані й відправлені по каналах зв'язку: факси, телекси, телеграми, телефонограми, роздруковані відеограми, отримані по електронній пошті.
При підрахунку обсягу документообігу за облікову одиницю зручніше за все прийняти документи найбільш поширеного формату - А4 (210 х 297 мм), а документи іншого формату - А5 (148 х 210 мм) враховувати за схемою:
документа формату А5=1 документом формату А4.
Відомості про кількість оброблених документів зручно вносити у відповідну облікову форму, створену по розсуду самої організації і яку заповнюють щодня, щомісяця, щокварталу та щороку в структурних підрозділах і службах ДОУ, наприклад, та...
