аці керівника. Для цього він повинен навчитися планувати свій робочий час і розглядати економію часу як головний резерв підвищення ефективності праці. Ефективність особистої роботи керівника значною мірою залежить від його вміння точно визначати свої цілі і планувати роботу. Будь-яка робота повинна починатися з постановки цілей.
Процес постановки мети складається з III етапів: - знаходження мети (чого я хочу?) - ситуаційного аналізу (що я можу?) - формулювання мети (до чого я конкретно приступаю?)
Постановка мети - початковий етап планування. План - це перелік справ, які необхідно виконати для досягнення цілей. Причому кожна справа має бути виконане у визначений термін.
Існують правила планування особистого часу, згідно з якими необхідно:
) встановлювати співвідношення (60: 40), тобто складати план лише на певну частину робочого часу (приблизно на 60%). Справа в тому, що події, які важко передбачити, відволікаючі моменти («поглиначі» часу), а також особисті потреби не можуть бути заплановані повністю. Отже, свій час рекомендується розподіляти між двома блоками:
а) 60% - запланований час (запланована активність);
б) 40% - робоче непередбачене (непередбачена активність) і спонтанне (спонтанна активність) час.
Залежно від виду занять, посади зазначене співвідношення може варіюватися.
) аналізувати види діяльності і витрата часу, а також «перешкоди». Для цього рекомендується документувати і контролювати, як і на що витрачається час;
) складати плани дій: перераховувати всі майбутні в плановий період справи, підрозділити їх на довго-, середньо - і короткострокові;
) здійснювати реалістичне планування, тобто планувати лише такий обсяг завдань, з яким реально можна впоратися;
) заповнювати по можливості допущені втрати часу;
) складати свої тимчасові плани у письмовій формі, що дозволяє завжди мати повної огляд справ, а також надає мобілізуючий вплив;
) включати невиконані завдання в план наступного періоду;
) фіксувати в планах результати або цілі, а не дії, щоб активність була спрямована безпосередньо на досягнення цілей;
) встановлювати тимчасові норми, передбачати у своєму плані на виконання кожного завдання стільки часу, скільки вона вимагає
) встановлювати точні терміни виконання для всіх видів діяльності, що, зокрема, привчає до самодисципліни;
) встановлювати пріоритети, тобто точно визначати, яке завдання є пріоритетним;
) позбуватися «тиранії» спешності. Самое термінове завдання не завжди буває найважливішим, однак, саме на його виконання витрачається часто більша частина часу;
) делегувати повноваження. Для цього слід встановлювати в своїх планах, яку роботу виконувати самому, а яку - передоручити;
) залишати певну кількість часу як резерв для несподіваних відвідувачів, телефонних розмов або на випадок недооцінки тривалості окремих справ;
) постійно переробляти і перевіряти свої плани: чи можуть ті чи інші справи бути реалізовані повністю і вчасно;
) планувати і використову...
