режі готелів, то координація використання номерного фонду може здійснюватися одним адміністратором, в той час як служби резервування та управління номерним фондом окремого готелю контролюють рух лише 30-40% номерів.
Якщо клієнт переступає поріг готелю, то першим після швейцара він стикається з працівниками служби прийому та розрахунку (портьє), тому до них висуваються найжорсткіші вимоги. У цій службі клієнт пред'являє своє підтвердження на заселення, оплачує проживання (якщо не було повної передоплати), заповнює необхідну анкету, отримує ключі та інструкцію про проживання. Тут він може і повинен отримати всю необхідну інформацію про життя в готелі, про свої права та обов'язки, про користуванні послугами готелю, а також додаткові довідково-інформаційні дані.
Тому до організації приймально-розрахункової частини та її діяльності висуваються такі вимоги:
ретельний підбір персоналу;
безпосередня близькість до входу в готель;
ергономічне оформлення: стійка, де приймають клієнтів, як правило, робиться не високою (близько 1 метра) і не широкою (близько 75 см: ГОСТ Р 50645-94 «Класифікація готелів ;), про протяжної, щоб не створювалася чергу; сама стійка повинна бути забезпечена необхідними таблицями і вивісками;
в даній частині готелю не може бути зайвих речей, суєти, створюється атмосфера спокою і доброзичливості, а також строгий порядок.
служба зобов'язана працювати так, щоб клієнти не чекали, розмова з ними ведеться тільки стоячи;
обробка даних клієнта може бути оптимізована, наприклад, якщо людина раніше бував в готелі не варто змушувати заповнювати його анкету знову, але скористатися колишніми даними.
Служба прийому та розрахунку тісно співпрацює зі службою бронювання та експлуатації номерного фонду, вона повинна бути в курсі всіх вільних номерів, усього графіка бронювання, і, видаючи клієнту необхідні документи, оперативно направляти його в призначений номер. Саме ця служба уточнює карту руху номерного фонду. У сучасних умовах в цьому їй допомагають спеціальні комп'ютерні програми, що виключає можливість помилок. Раніше з цією метою в готелях використовувався спеціальний номерний стенд, на якому кольоровими картками відзначалися графіки заїздів і групи туристів по номерах. Зараз цей спосіб майже не застосовується, тільки в маленьких приватних готелях. Змінилася і політика розміщення стенду з ключами від номерів. Якщо раніше він перебував на видному місці, то тепер ховається від відвідувачів в цілях безпеки та охорони приватного життя клієнтів. Найчастіше ключі зберігаються в спеціальному сейфі, підконтрольному та службі безпеки готелю.
Після того, як клієнт заселений служба прийому та розрахунку відкриває рахунок на його ім'я. Наприкінці свого перебування клієнт платить за рахунком за всі надані послуги. В даний час розрахунки частіше виробляється безготівковим способом, тобто з використанням пластикових банківських карт. Дані про користування послугами надходять у розрахункову частину від інших служб готелю. Як ми вже говорили раніше, якщо гість є постійним клієнтом, то його дані зберігаються в розрахунковій службі. Це стосується і фіксації використаних послуг. Служба розрахунку формує власну базу даних на кожного клієнта, в якій зберігаються матеріали про раніше ...
