свіжої голови», в цей день зустрічатися для обговорення важливих проблем, плануючи закінчити їх до кінця тижня.
п'ятницю, коли всі вже чекають вихідних, не найкращий день для того, щоб починати завгодно.
Необхідно обговорювати тривалість зустрічі. Адже може трапитися так, що ваш партнер, якого не попередили про тривалість зустрічі, через півгодини після початку зустрічі вибачиться і, пославшись на необхідність виконання своїх не менш важливих справ, залишить вас. Обумовленого часу проведення зустрічі прийнято обов'язково дотримуватися.
Домовившись про час проведення зустрічі, необхідно бути точним. Запізнення розглядається як образа приймаючої особи і може позначитися на ході переговорів. У разі допустимої затримки потрібно знайти можливість, нехай навіть за короткий час, попередити партнера і відповідно вибачитись.
1.4 Склад делегації
Переговори між двома представниками проводяться дуже рідко. Тому елементом протоколу ділової зустрічі є обумовлення склад її учасників. До складу делегації входять:
безпосередні учасники переговорів;
компетентні консультанти (експерти);
допоміжний персонал (перекладачі, стенографісти, водії, секретарі та ін.)
В основі домовленості повинен бути принцип рівної чисельності делегацій з обох сторін. Більш численна делегація психологічну перевагу. В силу певних обставин можуть бути відхилення від принципу паритетності, але за умови, якщо ви переконаєте в цьому партнерів.
Переговори тим ефективніше, чим менше кількість їх учасників. Тому, якщо необхідно якомога швидше їх провести, треба зменшити чисельний склад сторін, тим більше, що нерідко збільшення кількості учасників переговорів призводить до непорозумінь.
Списки переговорів, із зазначенням прізвища, імені та по батькові, місця роботи і посади учасника, заносяться до протоколу.
Обмін протокольними списками, як правило, відбувається на початку зустрічі. Якщо ж списки заздалегідь не складені, то для володіння інформацією про учасників зустрічі сторони обмінюються візитними картками.
Крім чисельності обумовлюється також і рівень учасників зустрічі. Рівень представництва повинен бути приблизно однаковим. Підбір складу і рівня учасників переговорів залежить від того, яке значення надають зустрічі її учасники, від характеру угоди і національних особливостей учасників переговорів. Так, китайські делегації на переговорах відрізняються чисельністю, а американці воліють невеликим групам. Підвищує імідж делегації наявність у її складі представника іншої статі.
1.5 Матеріали для обговорення
Майбутня зустріч або переговори передбачають попередню підготовку матеріалів. Існують відповідні категорії документів, які обговорюються в ході ділових відносин:
документи, що відображають позицію учасників зустрічі з широкого кола питань і, як правило, містять рекомендації з питань, що розглядатимуться;
проекти різних угод, протоколів чи договорів, які пропонуються в якості основи для проведення переговорів;
проекти резолюцій чи угод про наміри.
