anyMedia-Діловодство»)
· планування, підготовку та проведення засідань, а також контроль за виконанням прийнятих за їх підсумками рішень (у складі системи «CompanyMedia-Засідання»);
· підготовка договорів (в тому числі і по шаблонах), узгодження, візування, зберігання їх актуального реєстру (у складі системи «CompanyMedia-Договори»)
Крім того, всі системи «CompanyMedia» представляють:
· розмежування доступу до документів, що базується на основі структури організації;
· механізми заміщення при роботі з документами, а саме, можливість надання постійного або тимчасового доступу до документів, що належать до певних співробітникам, для інших співробітників організації («заміщають»);
· можливість самостійного і швидкого побудови довільних звітів по будь-якої інформації, що міститься в базі даних;
· єдиний пошук (за реквізитами і повнотекстовий) по корпоративного сховища документів.
«БОСС-Референт» .Система розроблена компанією «Айті» на базі продукту LotusNotes компанії IBM.
Дана розробка орієнтована на середні комерційні предпріятія.Сістема забезпечує підтримку таких процесів:
· підготовка та узгодження документів;
· підготовка, і виконання та контроль доручень
· обробка вхідної та вихідної кореспонденції.
Вхідні документи піддаються такими операціями: експедиційної обробці (з можливістю сканування і потокового введення документів, а також автоматичного перетворення факсів та e-mail у вхідні документи), реєстрації, розгляду керівництвом і видачу резолюції,?? знайомлення в структурному підрозділі або виконанню, контролю за виконанням.
Основні процедури обробки вихідних документів: розробка проекту документа исполнителем, узгодження проекту документа, реєстрація документа, експедиційна обробка документа;
· управління проходженням внутрішніх документів: розпорядчих, організаційних та інформаційно-довідкових;
· зберігання та динамічне оновлення даних про структуру і працівниках підприємства, підтримка механізму делегування повноважень. Зберігання та динамічне оновлення даних про контрагентів підприємства;
· підтримка технологічного документообігу за трьома напрямками роботи: а) ведення реєстру та обслуговування матеріальних об'єктів, б) підготовка договорів та обробка подій по ним, в) взаємини з клієнтами, постачальниками і партнерами;
· підтримка обміну знаннями та інформацією всередині робочих груп, комітетів, між центральним офісом організації та її підлеглими структурами, а також безпосередньо між підлеглими структурами.
Кожному користувачеві в системі надано свій Робочий «Кабінет» - персональний поштову скриньку, куди приходять всі сповіщення і розміщуються по теках залежно від статусу. Однак статус виконання виданих вами наказів - недоступний, бо механізм поштової бази не пристосований для реалізації подібних функцій.
«Optima Workflow». Дана система розроблена компанією «Оптіма» і призначена для управління процесами створення, обробки, тиражування і збереження документів або інших інформаційних об'єктів, а також для автоматизації основних процедур сучасного діловодства та організації документообігу. До складу системи «OptimaWorkflow» входять п'ять програмних модулів, які можуть бути встановлені на різні клієнтські станції або серверне обладнання в корпоративній мережі, залежно від методів організації процесів документообігу і створення робочих місць користувачів.
Впровадження подібної системи в організації забезпечує наступні можливості:
· централізоване зберігання документів в електронному вигляді;
· формалізацію процедур створення та обробки документів;
· наявність case-подібного графічного редактора для опису процесів руху документів і технологічних операцій на етапі роботи з ними;
· єдині управління і контроль за рухом документів у рамках бізнес-процесів.
Контроль реалізований наступним чином: створюється спеціального виду документ - «документ на контролі», який поміщається на «дошку оголошень». Виконавці можуть не тільки ознайомитися зі змістом доручення, але і безпосередньо в документ внести відомості про хід виконання, відзначити факт виконання і так далі. Все це відображено в одномекземпляре документа, яка не тиражується і не розсилається на адресу всіх згаданих в документі контролерів, виконавцями співвиконавців.
Система «OptimaWorkflow» містить інструменти завдання маршрутів проходження доку...
