іганням і захистом цієї інформації. Рішення з управління інформацією дозволяють партнерам оптимізувати інформацію, оптимізувати свій бізнес і забезпечити якісне відновлення, узгодження і знаходження інформації [2].
2.2 Організаційна структура управління підприємством
Схема загальної організаційної структури управління «Айрон Маунтен» (див. рис. 2.4), відбиває склад підрозділів організації.
Малюнок 2.4 - Схема загальної організаційної структури управління
До складу організаційної структури «Айрон Маунтен» входять такі підрозділи і служби:
Відділ продажу - організація роботи з клієнтами з продажу послуг в області зберігання і управління інформацією і документацією;
Бухгалтерія - здійснення бухгалтерського та податкового обліку, нарахування заробітної плати співробітникам компанії;
Архів - організація приймання, зберігання, пошуку та надання інформації та документації клієнтам;
Транспортний відділ - організація доставки документації від клієнтів в архів і назад, на вимогу клієнта.
Здатність Айрон Маунтен професійно і ефективно виконувати вимоги клієнтів компанії до управління документацією, є результатом зусиль команди фахівців. На сьогоднішній день кадровий склад Айрон Маунтен налічує більше 20 000 співробітників, таких як:
менеджер операційного відділу (термінал) - складська логістика та забезпечення роботи складу;
консультант по продажам (відділ продажів) - консалтинг, активний пошук і призначення зустрічей з потенційними клієнтами, ведення бази даних клієнтів та звітності по дзвінках;
менеджер з продажу (відділ продажів) - розвиток продажів і ринків, переговори і укладення угод, виконання плану з продажу;
бухгалтер-касир - каса і робота з підзвітними особами, розрахунки з персоналом, облік активів;
та ін.
Компанія проводить ретельний відбір кандидатів, забезпечуючи найвищий рівень їх навчання. Співробітники Айрон Маунтен гарантують дотримання конфіденційності та безпеки.
2.3 Опис об'єкта автоматизації
Оскільки метою даного дипломного проекту, є розробка інформаційної системи для автоматизації логістики в управлінні архівом, то більш детально розглянемо організаційну структуру і функції архіву «Айрон Маунтен».
Архів Айрон Маунтен здійснює зберігання даних у паперовому та електронному вигляді та оперативний доступ до них, при дотриманні суворих правил безпеки та конфіденційності.
Керівництво архівом покладається на завідувача, який приймається на посаду та звільняється на підставі наказу директора Айрон Маунтен. Архів обладнаний терміналами для прийому і надання документації клієнтам. Кожен термінал очолюється менеджером операційного відділу, до основних функцій якого відносяться:
керівництво командою працівників архіву;
управління щоденним потоком прийому і доставки даних клієнтів;
організація ефективної роботи обладнання складу;
підтримка високого рівня якості технічного обслуговування і стандартів безпеки.
Експерти Айрон Маунтен проводять комплексну архівну обробку документів, в яку входить:
упаковка документів до архівних короба;
систематизація документів за термінами зберігання;
науково-технічна обробка документів з особового складу (термін зберігання 75 років);
науково-технічна обробка документів з основної діяльності (термін зберігання постійно);
експертиза цінності документів;
плетіння й оформлення документів;
передача документів на державне зберігання;
розробка номенклатури справ організації;
виділення документів з минулими термінами зберігання на знищення.
Архів обладнаний семиуровневую стелажами, що розташовуються рядами уздовж стін протягом всього приміщення. Для розміщення архівних коробів з документами на полицях стелажів застосовується технологія адресного зберігання, це дозволяє заощадити місце і організувати швидкий і зручний доступ до документів.
2.4 Аналіз існуючих бізнес-процесів об'єкта автоматизації
Аналіз існуючих бізнес-процесів проведений за допомогою CASE-засобу BPWin в методології IDEF0. Контекстна діаграма (див. Рис. 2.5) являє собою модель «чорного ящика» і відображає єдину роботу, яка визнач...
