ає управління архівом Айрон Маунтен в цілому, а також вхідні і вихідні інформаційні потоки, механізми управління та здійснення роботи.
Рисунок 2.5 - Контекстна діаграма
Для деталізації робіт проведена декомпозиція контекстної діаграми і побудована діаграма декомпозиції (див. рис. 2.6), яка відображає основні роботи в управлінні архівом Айрон Маунтен.
Малюнок 2.6 - Діаграма декомпозиція
Основними роботами в управлінні архівом Айрон Маунтен є:
Прийом документації - здійснюється на підставі договору між клієнтом і компанією «Айрон Маунтен». При цьому прийнята документація систематизується, реєструється в журналі обліку і упаковується в архівний короб з унікальним кодом. Для кожного короба складається опис вкладення (вкладені документи), кожен короб прив'язаний до певної організації (клієнту). Після прийому документації в архів, менеджер операційного відділу виписує акт про прийом документації в архів і передає його клієнту.
Зберігання документації - здійснюється за допомогою технології адресного зберігання. Адресне зберігання - це спосіб оптимізації розміщення архівного короба в приміщенні архіву, що передбачає присвоєння кожним місцем зберігання індивідуального номера (адреси). Клієнти Айрон Маунтен отримують економічне зберігання паперових та електронних документів в надійному сховищі, оперативне управління ними з використанням найсучасніших технологій і можливість доступу до них 7 днів на тиждень і 24 години на добу.
Пошук документації - за запитом клієнта, на підставі плану складу визначається адресу зберігання архівного короба з необхідною документацією.
Надання документації - на основі адреси зберігання документації, працівники архіву відшукують архівний короб з необхідною документацією і надають клієнтові в найкоротші терміни. Після передачі документації клієнту, менеджер операційного відділу виписує акт про передачу документації та підписує його у клієнта.
Знищення документації - у кожного документа є свій термін зберігання, який встановлюється нормативними документами. Документи, термін зберігання яких закінчився, підлягають знищенню. Кожен архівний короб проходить обов'язкову експертизу цінності, за результатом якої, складається акт про виділення документів з минулими термінами зберігання на знищення. Після затвердження акта керівником організації, документи конфіденційно знищуються на промисловому шредері.
2.5 Постановка завдання автоматизації
Сьогодні поняття «управління архівами» і «ділова документація» значно змінилися. Ділова документація сьогодні це більше, ніж традиційніПерші архіви і паперові документи. Паперові чи електронні, документи основа бізнесу. Кожен документ несе в собі потенційний ризик витоку інформації, і цим ризиком необхідно управляти. Значно змінився обсяг ділової документації. Компанії створюють мільярди паперових документів, трильйони документів передаються по електронній пошті - всім цим необхідно управляти.
У Росії зараз у компанії «Айрон Маунтен» налічується понад 500 клієнтів і більше 1 тис. контрактів. Основну їх частину становлять великі фінансові організації (банки, страхові компанії), роздрібна торгівля, виробники товарів масового споживання, телеком-провайдери. У Айрон Маунтен розраховують, що через п'ять років число їх клієнтів у Росії перевищить 2 тис.
Управління даними тисяч компаній, оформлення супровідної документації та оперативне надання необхідної інформації є трудомісткими процесами. Використання спеціалізованих програмних продуктів дасть компанії можливість скоротити часові витрати на обробку великої кількості інформації та аналіз даних, а також дозволить керівництву ефективно планувати і здійснювати роботу архіву.
Таким чином, серед автоматизуються функцій основні і найбільш трудомісткі бізнес-процеси, пов'язані з управлінням архівом Айрон Маунтен:
прийом документації на зберігання;
формування та друк акту про прийом документації в архів;
адресне зберігання архівних коробів;
формування та друк інвентаризаційного опису документів;
ведення архіву електронних копій документів;
контроль термінів зберігання документації;
знищення документації з закінченим терміном зберігання;
формування та друк акту про знищення документів;
оперативний пошук документації;
доставка документації на вимогу клієнта;
формування та друк акту про передачу документації клієнту;
