ФАС Росії про хід виконання доручень, зафіксованих у документах. Контроль виконання документів здійснює керівник Удмуртського УФАС Росії, заступники керівника та начальники відділів, несучі персональну відповідальність за своєчасне і якісне їх виконання. Зняття з контролю виконаного доручення здійснюється фінансово-адміністративному відділі після фактичного виконання доручення.
Порядок проходження вихідних документів складається в складанні проекту документа, його виготовленні, узгодженні, підписанні (затвердження), реєстрації та відправки.
Організація роботи з внутрішніми документами полягає в розробці проекту документа, його погодженні, оформлення документа, його підписання (у разі необхідності твердження), доведення до відома співробітників (якщо документ вимагає виконання, то виконання, контроль виконання) , приміщення документа в справу.
Справи формуються Удмуртської УФАС Росії децентралізовано, тобто у відділах. З моменту заклади й до передачі в архів установи (або до знищення після закінчення терміну зберігання) справи зберігаються за місцем їх формування. Керівник структурного підрозділу ФАС Росії несе персональну відповідальність за збереження документів і справ.
Завершення справи постійного і довгострокового (понад 10 років) зберігання зберігаються в архіві установи або передаються на зберігання до Центрального державного архіву Удмуртської Республіки на депозитарній основі.
Довідкова робота, в основному, ведеться по вхідної та вихідної кореспонденції, яка реєструється в MS Excel. Пошук інших видів документів здійснюється за паперовим журналам реєстрації.
Потоки руху документів на різній стадії їх підготовки представлені у вигляді оперограмми в Додатку № 2.
Так як в Удмуртської УФАС Росії паперовий документообіг, то вимоги до захисту конфіденційних документів від несанкціонованого доступу наступні:
. Заборонено виносити документи з будівлі.
2. Конфіденційні документи повинні зберігатися в сейфі або металевих шафах. Двері та вікна повинні мати захист від злому, а вхід надійно закриватися. Необхідна сигналізаційна система і системи пожежної безпеки. У неробочий час ключі необхідно залишати на посту охорони або в спеціальному сейфі в уповноваженого співробітника.
3. Робота з такими документами повинна проводитися в окремому приміщенні. Доступ в такі приміщення надається обмеженому числу співробітників, які дали підписку про нерозголошення службової таємниці.
. Проставлення грифа обмеження доступу до документа. Своєчасне встановлення грифу конфіденційності є одним з основних елементів захисту документованої інформації, що дозволяє забезпечити безпеку.
. Не можна допускати проникнення в сховище з конфіденційними документами сторонніх людей. Навіть прибирання приміщення (ремонтно-будівельні та ін. Види робіт) повинні проводитися в присутності співробітника, відповідального за зберігання конфіденційних даних.
Таким чином, можна сказати, що проблеми, що виникають при роботі з документами пов'язані з відсутністю в Удмуртської УФАС Росії СЕД. Щоб документ дійшов до виконавця, останньому необхідно забирати документи в Фінансово-адміністративному відділі. Час пошуку документа велике, так як пошук проводиться вручну і в Фінансово-адміністративному відділі.
Рівень автоматизації ДОУ
Комп'ютерна мережа:
Кожен відділ має кілька комп'ютерів - у начальника відділу та фахівців (докладніше в Додатку №1). Кожен працівник зі свого робочого місця має вихід в мережу Internet. Співробітники мають свої папки на сервері, які структуровані по організаційну структуру підприємства. У ці папки, як правило, поміщаються вхідні документи, які не потребують реєстрації та розгляду керівництвом.
Використовуване апаратне забезпечення
ХарактерістікаСерверКліентПроцессорIntel Core i3 (4 ядра) 2,4 ГГцIntel Core i3 (2 ядра) 1,7 ГГцОб'ём оперативної памяті6 Гб2 ГбРазмер жорсткого діска500 Гб250 Гб
Використовуване системне програмне забезпечення
ХарактерістікаСерверКліентОпераціонная сістемаMicrosoft Windows Server 2008 R2Windows 7Антівірусное програмне обеспеченіеKaspersky Anti-VirusKaspersky Anti-Virus
Використовуване прикладне програмне забезпечення
ХарактерістікаСерверКліентMS OfficeOutlook, Word, Excel, PowerPoint, AccessOutlook, Word, Excel, PowerPoint, AccessБраузерMozila FirefoxMozila FirefoxГрафіческіе редакториPaintPaint
Таким чином, в Удмур...
