застосування комп'ютерних програм у сфері роботи з управлінською (Організаційно-розпорядчої) документацією у ряді випадків не супроводжується структурною перебудовою роботи з документацією, що істотно знижує ефект від застосування навіть самих багатофункціональних спеціалізованих (і відповідно дорогих) програмних комплексів. Нерідкі ситуації, коли впровадження комп'ютерних систем носить формальний характер і не супроводжується скільки-небудь істотної оптимізацією і уніфікацією документаційних процесів.
У більшості установ зі складною структурою важливе значення має рівень організації взаємодії підрозділів і порядок обміну інформацією. Велика частина інформації передається у вигляді документів на паперовому носії (обмін службовою документацією і звітністю).
Слід також відзначити, що протягом ряду років досить чітко простежується тенденція збільшення обсягів інформаційних потоків, що проходять через сучасні установи. Характерно, що відбувається зростання не тільки документообігу на традиційних носіях, а й інформації, що проходить по електронних каналах, а також документів, пов'язаних з функціонуванням комп'ютерних систем.
Робота по автоматизації діловодних процесів почалася в Росії ще на початку 90-х років. Суттєвим кроком в упорядкуванні роботи зі службовою документацією стало впровадження в 1997 році Системи автоматизації документообігу і діловодства - САДД. Програмний комплекс був розроблений на замовлення Банку Росії на базі типового програмного продукту однієї з фірм, що спеціалізується на автоматизації роботи з документами. p> Система електронного документообігу (СЕД) або EDMS (Electronic Document Management Systems) - це система автоматизації роботи з документами протягом всього їх життєвого циклу (створення, зміна, зберігання, пошук, класифікація і пр.), а також процесів взаємодії між співробітниками. При цьому під документами в першу чергу маються на увазі неструктуровані документи (файли Word, Excel та ін.) Як правило, СЕД включає в себе електронний архів документів і систему автоматизації ділових процесів.
Ефективне управління документацією на основі СЕД засноване на трьох складових системи:
В· технологія (На основі сучасних комп'ютерних комплексів). p> В· корпоративні правила створення і використання інформаційних ресурсів (і їх закріплення в розпорядчих документах). p> В· психологія користувачів та їх навчання (при необхідності індивідуальне). p> У системах документообігу здійснюється реєстрація нормативних документів, розпорядчих документів (наказів, розпоряджень), листування з органами влади, установами, кредитними організаціями, іншими установами та підприємствами, а також громадянами. Крім цього в СЕД ведеться робота з внутрішньою службовою листуванням та проектами організаційно-розпорядчих документів, створюваних структурними установ.
СЕД забезпечує контроль за рухом і виконанням документів, містить повну інформацію про дорученнях, даних керівництвом і діях виконавців. Важливим елементом СЕД є система формальних і семантичних посилань на взаємопов'язані документи і доручення. Пошук в СЕД крім традиційних діловодних реквізитів базується на системі класифікаторів (у тому числі тематичних), що дозволяють здійснювати контекстний відбір документів.
Процедура ведення класифікаторів суворо регламентована. Частина довідників формується фахівцями, провідними реєстрацію (наприклад, класифікатор організацій - кореспондентів). Внесення змін до решта - прерогатива адміністратора, крім того, адміністратор здійснює постійний моніторинг нових позицій класифікаторів і при необхідності коректує їх. Таким чином, усувається можливе дублювання позицій довідників, і усуваються помилки при реєстрації документів. Ефективність роботи системи може бути забезпечена тільки за умови регулярного навчання користувачів і "м'якого" контролю за їх діями в системі (виправлення помилок, дотримання вимог по заповнення обов'язкових інформаційних реквізитів тощо).
Створення СЕД пов'язано і зі зміною ролі служби документаційного забезпечення: визначаються єдині технологічні вимоги до організації документообігу з використанням СЕД, встановлює систему "адміністративних рамок" в роботі з документами, що фактично є методологічною базою для організації роботи з інформацією.
У Загалом встановлення чіткого порядку використання системи та правил роботи з інформацією є одним з основних факторів, що забезпечили успішне впровадження СЕД і її повноцінне використання.
2. Розвиток інформаційного менеджменту
Вже зараз очевидно, що подальший розвиток корпоративної системи документообігу має бути пов'язане з вдосконаленням управлінських процедур і розвитком інформаційного менеджменту.
Реалізації Федеральної цільової програми "Електронна Росія (2002-2010 роки)" стане основою для формування в Росії системи міжвідомчого електронного докуме...
