ня» - регулює відносини у сфері технічного регулювання, стандартизації, встановлення заходів відповідальності за порушення порушення правил стандартизації;
Федеральний закон РФ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» - встановлює правовий режим використання інформаційних ресурсів, порядку документування, правовий захист інформації;
Указ Президента РФ «Про основи державної політики у сфері інформатизації» - розвиває окремі положення Федерального закону «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації»;
інші нормативні акти.
У ході проходження виробничої практики я ознайомилася з організацією документообігу в ТОВ «Рем Строй».
У ТОВ «Рем Строй» прийом і первинна обробка документів, що надходять здійснюються централізовано фахівцями секретаріату.
Первинна обробка документації в ТОВ «Рем Строй» полягає в перевірці правильності доставки і цілісності конвертів і пакетів, а також правильності оформлення. Спеціаліст секретаріату фіксує факт надходження документа в організацію і готує документ до передачі на розгляд. При отриманні документа, насамперед, перевіряється правильність доставки. Документи, помилково доставлення в організацію, пересилаються за належністю або повертаються відправнику. Секретар не розкриває конверти, адресовані особисто працівнику організації.
Після розтину конверта перевіряється цілісність і комплектність, звіряється відповідність номерів, вказаних на конверті і на вкладеному файлі. Якщо при розкритті конвертів виявляється пошкодження, відсутність документа або додатків до нього, а також невідповідність номера, вказаного на конверті, номеру вкладеного документа, то про це складається акт у двох примірниках, один з яких спрямовується відправнику, другий підшивається до документа.
Кореспонденція сортується на наступні групи:
нерегистрируемой кореспонденція (вітальні листи і телеграми, запрошення листи і квитки, рекламні та інформаційні матеріали);
регистрируемая кореспонденція.
Наступний етап по роботі з вступниками документами - реєстрація документів. Вхідні документи реєструються в день надходження або в перший робочий день, при надходженні документів в неробочі дні в журналі реєстрації вхідної кореспонденції. На надійшов документі в нижній частині першого аркуша проставляється штамп із зазначенням реєстраційного номера та дати надходження.
Надходить кореспонденція реєструється в журналі реєстрації вхідних документів. Порядковий реєстраційний номер присвоюється починаючи з 1 січня кожного року по 31 грудня цього ж року включно.
Журнал реєстрації вхідних документів має структуру, представлену в таблиці 1.
Таблиця 1. Структура журналу реєстрації вхідних документів ТОВ «Рем Строй»
Вхідний номер документаОткуда (від кого) надійшов документДата, номер документаКраткое содержаніеРезолюція руководітеляПостановка на контрольРаспіска в отриманні документаОтметка про ісполненііПрімечаніе123456789
Всі зареєстровані документи передаються на розгляд директору для винесення резолюції.
Розглянута керівником кореспонденція з внесеною резолюцією повертається до канцелярії. Спеціаліст секретаріату розглядає резолюцію на документі, робить відмітки в журналі реєстрації.
Спеціаліст секретаріату здійснює контроль над виконанням документів (за винятком наказів), при цьому на документі (за виключенням наказів) на вільному місці проставляється буквений індекс «К» або слово «Контроль» червоним чорнилом. Необхідна інформація заноситися до журналу вхідної кореспонденції у відповідні графи.
Контроль термінів виконання документа ТОВ «Рем Строй» включає в себе:
фіксацію всіх поставлених на контроль документів, вказівок, доручень керівництва товариства (проводиться в процесі реєстрації) конкретно за виконавцями і термінами;
перевірку своєчасного доведення документа до виконавців;
нагадування виконавцям і керівникам підрозділів про наявність невиконаних документів і доручень;
інформування керівників, які встановлюють необхідність контролю конкретних документів та строків їх виконання, про стан та хід виконання документів;
внесення даних про виконання документів;
підготовку інформації про хід виконання документів.
Після реєстрації документи передаються завідувачем канцелярією відповідальним виконавцям, зазначеним у резолюції на документі. Якщо документ підлягає виконанню декількома підрозділами або в...
