иконавцями, то відповідальним виконавцем є особа, прізвище якої першою вказана в резолюції. Документ відправляється першому виконавцю, а іншим відповідальний виконавець зобов'язаний повідомити резолюцію і ознайомити з документом під розпис на звороті останнього аркуша документа. Слід звернути увагу на те, що виконавцю відправляється оригінал документа, що поступив, що є виправданим з точки зору ефективної організації документообігу. Після завершення роботи оригінал повертається фахівцеві секретаріату і поміщається в справу (у папку).
Спеціаліст секретаріату Товариства здійснює прийом і первинну обробку, реєстрацію документів, веде контроль над термінами виконання документів, оформляє складені виконавцем і розглянуті директором документи, здійснює підготовку до відправки, відправку документів і підшивку копії документів у справу.
Послідовність дій, скоєних з вступниками в ТОВ «Рем Строй» документами, і маршрути руху цих документів представлена ??в Таблиці 2.
Таблиця 2. Процес руху та обробки вхідних документів ТОВ «Рем Строй»
№ОперацііСекретарьГенеральний діректорІсполнітель1Пріем і первинна обработка2Регістрація в журналі реєстрації вхідних документов3Передача документів на рассмотреніе4Рассмотреніе документів, винесення резолюціі5Фіксація резолюції, контролю за виконанням документа6Передача на виконання 7Ісполненіе 8Составленіе документів 910Оформленіе документів 11Подпісаніе документів 12Внесеніе відомостей про виконання в журнал13Подготовка документів до відправки і їх отправка14Подшівка копій документів у справу
У результаті аналізу таблиці 2 можна зробити висновок про те, що більша частина роботи з вхідною документацією здійснюється фахівцем секретаріату.
Крім роботи з вхідною документацією спе?? іалістом секретаріату здійснюється робота з вихідною документацією.
Вихідні документи, створювані в суспільстві, поділяються на:
відповідні, які створюються у відповідь на що надійшли листи чи усні запити;
ініціативні, що вимагають і не потребують відповіді.
Процес руху та обробки вихідних документів представлений в таблиці 3.
Таблиця 3. Процес руху та обробки вихідних документів ТОВ «Рембуд»
№ОперацііСпеціаліст секретаріатаДіректорЮрісконсульт1Подготовка проекту документа2Согласованіе проекту документа3Доработка документа (за наявності зауважень) 4Повторное узгодження (при необхідності) 5Подпісаніе документа 6Регістрація документа в журналі вихідних документов7Отправка документа 8Подшівка копій документів у справу
Після реєстрації документа оригінал передається на відправку для кореспондента, а копія поміщається в справу на зберігання відповідно до номенклатури справ, яка і визначає систему зберігання документів. Спосіб відправки визначається терміновістю виконання документа і важливістю його змісту. Якщо документ передається по факсу, то після відправки факсом у справу поміщається оригінал документа. Якщо лист містить додатки, у справу на зберігання поміщається копія листа з усіма додатками. Додатки можуть не передаватися на зберігання, якщо додатком є ??копія документа, оригінал якого зберігається в організації.
Рух внутрішніх документів в Товаристві організовується так само, як і рух вступників та відправляються документів, у вигляді документопотоков.
У ході проходження виробничої практики мною була здійснена:
самостійна підготовка проектів документів з поданням проектів фахівцеві секретаріату;
систематизація ведення внутрішнього діловодства.
2. Вивчення особливостей оформлення кадрової документації ТОВ «Рем Строй»
Важливою функцією документаційного забезпечення управління персоналом організації є документування трудових правовідносин. Цю функцію здійснює кадровий відділ (служба) ТОВ «Рем Строй».
Кадрове діловодство відіграє важливу роль, оскільки трудові відносини в обов'язковому порядку підлягають документуванню.
Локальні нормативні акти регламентують загальні питання праці в ТОВ «Рем Строй», а трудові договори, угоди та додатки до них, накази і розпорядження - питання, що стосуються окремого працівника.
Необхідність оформлення кадрової документації встановлена ??трудовим законодавством, зокрема Трудовим кодексом РФ (далі - ТК РФ). Так, ст. 65, 67 ТК РФ містять норми, які зобов'язують укласти трудовий договір і встановлюють склад умов і відомостей, що підлягають включенню до нього. Ряд статей зобов'язує роботодавця оформляти накази і вести трудові книжки. Їх форма, порядок ведення ...
