в структурних підрозділів. Номенклатура справ організації, попередньо узгоджена з ЦЕК (ЕК) організації, узгоджується з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) державного архіву, куди документи надходять на державне зберігання, і затверджуються керівником організації. Організації, що не здають документи на державне зберігання, номенклатуру справ погоджують з ЦЕК або ЕК вищестоящої організації або з її керівником. p align="justify"> При складанні номенклатури справ організації слід керуватися типовими і зразковими номенклатурами справ, типовими і відомчими переліками із зазначеними в них термінами зберігання.
У номенклатуру справ включаються заголовки справ, що відображають всі документовані ділянки роботи організації. У тому числі вказуються довідкові та контрольні картотеки, особисті справи. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати індекс. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (за класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. За наявності у справі кількох томів (частин) індекс проставляється на кожному томі з додаванням В«т.1В», В«т. 2 В»і т.д. p align="justify"> Номенклатуру справ в організації складають за встановленими нормами, друкують у необхідній кількості примірників. Перший примірник номенклатури справ організації зберігається в службі документаційного забезпечення управління (ДОП), другий використовується в службі Д'оу в якості робочого, третій використовується у відомчому архіві, з яким узгоджувалася номенклатура справ і куди документи надходять на постійне зберігання,
Номенклатура справ складається і узгоджується заново у разі корінних змін функцій і структури організації, але не рідше одного разу на п'ять років. Щорічно вона уточнюється, затверджується керівником організації і вводиться в дію з 1 січня наступного року. p align="justify"> Протягом року в затверджену номенклатуру справ вносяться відомості про заклад справ, про включення нових справ і т.д. По закінченні року в неї вносяться підсумкові відомості про категорії та кількість заведених справ. Підсумкова запис номенклатури справ організації складається на основі підсумкових записів номенклатур справ структурних підрозділів. p align="justify"> Справи організації підлягають оформленню при їх закладі і по завершенні року. Далі вони передаються в архів - поточний, відомчий або державний. Оформлення справ включає комплекс робіт з їх технічної обробки і проводиться співробітниками відповідних структурних підрозділів за методичної допомоги і під контролем відомчого архіву. p align="justify"> Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Справи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу підлягають повному оформленню, яке передбачає підшивку чи палітурку справи, нумерацію аркушів у справі, складання листа - завірителя справи, складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів, оформлення реквізитів обкладинки справи. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання не підшиваються, аркуші в них не нумеруються, документи в них зберігаються в скоросшивателях. p align="justify"> Обкладинка справ постійного і довготривалого зберігання оформляється за встановленою формою. Після закінчення року в написі на обкладинках справ постійного і довготривалого зберігання вносяться уточнення: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках в заголовок справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо ).
Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчення справи. У справі, що містить документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою вноситься запис: В«Є документи за ... роки В». На обкладинках справ, що складаються з декількох томів (частин), проставляються крайні дати документів кожного тому (частини). При позначенні точної календарної дати вказуються число, місяць і рік, або рік, місяць і число. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами. При позначенні календарної дати допускається скорочене цифрове написання в тому випадку, якщо це буде призводити до неоднозначності тлумачення дати,
На обкладинці може проставлятися олівцем за погодженням з відомчим архівом номер справи за описом, номер опису і фонду.
При зміні назви організації (її структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи, або при передачі справи в іншу організацію (структурний підрозділ) на обкладинці дописується нова назва цієї організації (структурного підрозділу).
Написи на обкладинках справ постійного і довготривалого зберігання треба провести чітко чорними світлостійкими чорнилом або тушшю.
На завершення справи постійного, довготривалого зберігання і сп...
