рави з особового складу, що пройшли експертизу цінності та оформлення у відповідності з наведеними вище вимогами, щорічно складаються описи. На справи тимчасового зберігання описи не складаються. Описи справ структурних підрозділів складають працівники, відповідальні за документацію, під безпосереднім методичним керівництвом відомчого архіву. p align="justify"> Описи складаються окремо на справи постійного зберігання, на справи довготривалого зберігання, на справи з особового складу та інші однотипні справи (наукові звіти по темах, судові та слідчі справи, раціоналізаторські пропозиції і т.п.).
В організаціях, що мають великий обсяг документів по кожному структурному підрозділу, описи на справи постійного зберігання складаються щорічно кожним підрозділом під безпосереднім методичним керівництвом відомчого архіву. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеному опису організації, яку готує відомчий архів і по якій він здає справи на державне зберігання. В організаціях з невеликим обсягом щорічно утворюються справ допускається включати в опис справи за кілька років. Описи справ з особового складу (особистих справ) можуть складатися за кілька років з суцільною нумерацією справ. p align="justify"> Описи справ складаються за встановленою формою у двох або трьох примірниках. При передачі справ із структурного підрозділу у відомчий архів на всіх примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. У кінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично переданих (прийнятих) до архіву справ, номери відсутніх справ, проставляються підписи співробітників, що здійснюють прийом-передачу справ, вказується дата. При передачі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справах. p align="justify"> Разом зі справами із структурних підрозділів у відомчий архів передаються реєстраційно-контрольні картки на документи, реєстраційні журнали та інші реєстраційні форми, які включаються у опис як окремі одиниці зберігання.
.8 Правила та форми комерційної листування із зарубіжними партнерами
.8.1 Стандарти міжнародної організації зі стандартизації (ISO) на оформлення листування
Ділові стосунки із зарубіжними країнами стали звичними, тому при прийомі на роботу багато російських організації вимагають від своїх майбутніх співробітників знання двох або більше іноземних мов. Найпоширенішою мовою міжнародного спілкування є англійська. Велика частина зарубіжної листування присвячена продажу та покупок, імпорту та експорту. Міжнародним листам надається важливе значення, так як через них встановлюються і розвиваються надійні ділові зв'язки. p align="justify"> При підготовці міжнародних службових листів необхідно дотримуватися єдиних правил оформлення та обробки ділової документації. Ці правила вироблені національними службами стандартизації в рамках Міжнародної організації по стандартизації - ІСО (International Organization for Standardization, ISO). В даний час в цій організації представлені національні органи 130 держав. p align="justify"> Термінологію в області документації на міжнародному рівні регламентують стандарти ISO серії В«Документація та інформаціяВ» (ІСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3: 1988 і ін.) Стандартами ІСО визначені загальні правила підготовки та оформлення документів, у тому числі стандартами встановлені: 1) формати паперу, що використовується для документів (ІСО 216: 1975), 2) міжрядкові інтервали і крок листи (ІСО 4882:1979), 3) формуляр-зразок і конструкційна сітка для створення бланків та основні вимоги щодо бланків документів (ІСО 8439: 1990).
Оформлення листів, що надсилаються всередині Росії, відрізняється від оформлення міжнародних листів. Так, в ГОСТ Р 6.30-97 з його доповненнями, які введені в дію з 1 квітня 2000 р., наводяться вимоги до розміщення та оформлення 19 реквізитів, а в стандартах ІСО їх визначене 12. p align="justify"> У міжнародних стандартах і у вітчизняному ГОСТ Р 6.30-97 по-різному встановлені правила оформлення полів документа. У додатку А ІСО 3535: 1977 обумовлені наступні розміри полів і текстової області:
ліве поле - 20 мм;
верхнє - 10 мм;
текстова область для формату А4 - 183 х 280 мм;
для формату A5L - 183 х 131 мм.
за російським стандартом ліве поле повинно бути розміром 20 мм, нижнє - 20, праве - 10, верхнє - 15 мм.
При побудові бланків міжнародних листів вихідний інтервал між рядками рекомендується робити рівним 4,233 мм, вихідний горизонтальний крок листи - 2,54 мм. По вертикалі текстова область поділяється на графи, по горизонталі - на колонки. Текстова о...
