рекламно-маркетингового відділу, що працює на виставці повинен простежити за тим, щоб це були не просто проспекти, а, по можливості, цікаві описи послуг університету, з ілюстраціями та фотоматеріалами організації навчального процесу, матеріально-технічної бази університету та т.п. У них має бути вся інформація, яка заслуговує потрапляння в ЗМІ: багаті традиції та історія університету; згадка про те, що університет готує фахівців за затребуваним спеціальностями, що відповідають вимогам сьогодення; перспективи розвитку університету, збільшення аудиторного і лабораторного фондів і багато іншого, що може стати прекрасною мотивацією для працівників ЗМІ опублікувати у своїх роботах цю інформацію.
Організація монтажних, оформлювальних і демонтажних робіт. Дуже важливо своєчасно почати монтаж і оформлення стенду, щоб в день відкриття виставки все було остаточно готове.
Організація робочого дня на стенді. Перед початком робочого дня необхідно провести наступні дії:
· збір всіх співробітників не пізніше ніж за 15 хвилин до відкриття павільйону для гостей;
· ознайомлення всіх співробітників з планом роботи на день і основними подіями дня;
· видача необхідного роздаткового матеріалу.
Після відкриття виставки і на протязі дня, для успішної діяльності, необхідна постійна координація роботи всіх співробітників і виконання певних завдань:
· координація розподілу столів для спілкування з абітурієнтами та їх батьками;
· періодична перевірка стану експонатів;
· перевірка наявності у стендистів роздавальних матеріалів;
· викладка рекламних матеріалів для відвідувачів;
· розстановка стендистов по місцях і допомога їм у роботі з відвідувачами;
· регулювання періодичного відпочинку стендистов;
· тимчасова підміна окремих стендистов та обслуговування відвідувачів;
· вивчення експонатів конкуруючих навчальних закладів, представлених на виставці.
Наприкінці робочого дня необхідно проведення певних дій:
· обговорення підсумків дня з колективом стенду;
· перегляд записів бесід з відвідувачами, виявлення думок, видача доручень;
· відключення експонатів від енергоживлення;
· закриття стенду.
Вивчення стендів партнерів і конкурентів. Для виявлення сильних сторін конкурентів, співробітникам приймальні комісії або рекламно-маркетингового відділу, які працюють на виставці, повинні вибрати час для вивчення стендів конкуруючих навчальних закладів. Співробітники, що виконують цю роботу, повинні бути чітко проінструктовані, вони повинні знати які матеріали необхідні, і як потрібно пояснювати свій інтерес до стендів конкурентів [9].
3.4 Підбір та навчання персоналу. Організація роботи на стенді
Людський фактор - основна умова успішної участі у виставці. Це означає, що успіх експонента рішучим чином залежить від правильного відбору та навчання стендистів, їх вміння грамотно працювати на стенді і ефективно спілкуватися з відвідувачами.
