ення зазначеного терміну кадастрову справу підлягає знищенню в установленому порядку.
VII. Передача документів ГКН в державні архіви
. Державний архів, в який підлягають передачі з архіву Установи документи архівного фонду, визначається відповідною архівною органом.
. Передача документів архівного фонду від Установи в державні архіви проводиться щорічно відповідно до графіків, затверджених керівниками Установи та відповідної архівної установи.
52. Документи архівного фонду передаються Установою в державний архів по описам, затвердженим у встановленому порядку. Прийом документів на державне зберігання оформляється актом прийому передачі lt; consultantplus://offline/main? Base=LAW; n=31 742; fld=134; dst=103069 gt; складається у двох примірниках.
. Перед передачею документів архівного фонду від Установи на державне зберігання представник державного архіву проводить в Установі перевірку фізичного і санітарно-гігієнічного стану документів. При виявленні дефектів державним архівом складається акт; усунення виявлених дефектів проводиться силами Установи.
. При передачі документів архівного фонду Установою в державний архів передається два примірники опису, крім контрольного примірника, переданого в державний архів після затвердження опису експертно - перевірної комісією. Передача справ проводиться поедінічно по описам. На всіх примірниках опису робляться відмітки про прийом документів до державного архіву. Четвертий примірник опису разом з примірником акта залишається в Установі.
Якщо при передачі виявлено розбіжність між підсумковим записом в опису і фактичною наявністю переданих справ, у опису робиться нова підсумкова запис, в якому вказується фактичне наявність і номери відсутніх справ. Номери відсутніх справ обумовлюються в акті прийому - передачі документів на державне зберігання, причини їх відсутності - в поданій до акта довідці Установи. Установа, яка передає документи архівного фонду на державне зберігання, зобов'язана вжити заходів до розшуку відсутніх справ.
. При першій передачі документів архівного фонду Установою в державний архів представляється історична довідка про Установу. При наступних передачах документів цим Установою в державний архів дається додаток до історичної довідки про що відбулися зміни у назві, функціях, структурі, підпорядкованості Установи та складі переданих на державне зберігання документів.
