ного місяця - кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення терміну виконання.
. 9. Зняття документу з контролю здійснює керівник служби ДОУ на підставі документального підтвердження виконання документа (завершення роботи з ним). Зняття документу з контролю оформляється відміткою про виконання документа і направлення його до справи.
. 10. Документ вважається виконаним і знімається з контролю після фактичного виконання доручень по суті, документованого підтвердження виконання і повідомлення результатів зацікавленим особам, якщо за результатами розгляду поданих матеріалів про виконання не дано додаткових доручень, а самі матеріали - не були повернуті на доопрацювання.
. 11. Служба ДОУ щоквартально готує зведені дані про стан виконавської дисципліни та подає їх для відомості керівнику підприємства.
. Організація документів підприємства
. 1. Організація документів підприємства в діловодстві являє собою сукупність видів робіт, що забезпечують облік, систематизацію і збереження документів, формування та оформлення справ у діловодстві та їх передачу в архів відповідно до вимог, встановлених державними стандартами на документи, і нормативно-методичними документами з архівної справи та діловодства підприємства.
. 2. Основними видами робіт, що забезпечують правильну організацію документів у діловодстві, є складання номенклатури справ та формування справ.
. 3. Складання номенклатури справ
. 3.1. Номенклатура справ - систематизований перелік заголовків (найменувань) справ, що заводяться підприємством (структурним підрозділом підприємства), із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.
. 3.2. Номенклатура справ призначена для:
організації групування виконаних документів у справи;
систематизації та обліку справ;
визначення термінів їх зберігання і є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання;
обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
. 3.3. При складанні номенклатури справ слід керуватися:
становищем про підприємство та його структурних підрозділах;
штатним розкладом;
переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання;
планами та звітами про роботу з документами;
номенклатурами справ за попередні роки.
. 3.4. Підприємством складається зведена номенклатура справ, що складається з справ, що утворюються в ході діяльності структурних підрозділів.
. 3.5. Зведена номенклатура справ підприємства складається службою ДОУ з урахуванням пропозицій структурних підрозділів (посадових осіб), відповідальних за роботу з документами, при методичному керівництві з боку відомчого архіву.
. 3.6. Новостворене структурний підрозділ зобов'язано в місячний термін подати в службу ДОУ пропозиції щодо внесення доповнень в зведену номенклатуру справ з урахуванням документообігу цього підрозділу.
. 3.7. Зведена номенклатура справ підприємства підписується керівником служби ДОП, візується керівниками структурних підрозділів, узгоджується з експертною комісією (далі - ЕК), експертної перевірочною комісією (далі - ЕПК) відомчого архіву, в який документи передаються на державне зберігання, і затверджується керівником підприємства.
. 3.8. Після затвердження зведеної номенклатури справ структурні підрозділи підприємства отримують виписки з відповідних її розділів для використання в роботі.
. 3.9. Зведена номенклатура справ друкується в необхідній кількості примірників. Перший затверджений екземпляр номенклатури справ є документом постійного строку зберігання та включається в номенклатуру справ служби ДОУ. Другий - використовується службою ДОП в якості робітника. Третій - застосовується у відомчому архіві, з яким узгоджувалася номенклатура справ.
. 3.10. Зведена номенклатура справ в кінці кожного року уточнюється, затверджується і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року. Зведена номенклатура справ складається і узгоджується заново у разі докорінних змін функцій та структури підприємства.
. 3.11. Назвами розділів номенклатури справ підприємства є найменування структурних підрозділів. У зведеній номенклатурі справ розділи розташовуються відповідно до затвердженої структурою підприємства.
. 3.12. У номенклатуру справ включаються заголовки справ, що відображають всі документовані ділянки роботи підприємства. У номенклатуру ...
