анізаційно-правове становище працівника, є правовою основою для проведення атестації працівника, визначення його відповідальності, а також для вирішення трудових спорів, якщо вони виникають між працівником і адміністрацією.
Посадова інструкція, як правило, не складається на категорію службовців «керівники» (організацій, структурних підрозділів). Функції, завдання, обов'язки, права і відповідальність даних службовців фіксуються в положеннях (статуті) про організацію або в положенні про структурний підрозділ у розділі «Керівництво».
Для працівників господарських і допоміжних служб (а також для працюючих за договором підряду або трудовою угодою) можуть також не складатися посадові інструкції за встановленою формою. У таких випадках можуть бути розроблені функціональні обов'язки, оформлення яких не регламентовано чинними нормативними документами.
Для головних спеціалістів можуть бути розроблені посадові положення. Незважаючи на відмінності в найменуванні документа, його призначення завжди одне і те ж - регламентувати функції працівника, його обов'язки, права і відповідальність на конкретному робочому місці.
Посадові інструкції, як і решта організаційні документи, є документом тривалого користування і діють до тих пір, поки не будуть замінені новими. Необхідність у перегляді посадової інструкції може виникнути у зв'язку із зміною структури і функцій підрозділу та організації, скороченням штатів, зміною технології виконуваних робіт. Зазвичай посадові інструкції переглядаються (коригуються) один раз на три-п'ять років. При складанні посадової інструкції за основу беруть типову або приблизну, якщо такі є, а за їх відсутності - тарифно-кваліфікаційну характеристику посади з Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та інших службовців. Але така характеристика має відмінну від посадової інструкції структуру тексту і не містить всю інформацію, необхідну для складання посадової інструкції конкретного працівника. Відсутню інформацію беруть з інших організаційних документів, таких як структура і штатна чисельність, положення про структурний підрозділ та інших.
Посадова інструкція як будь-який офіційний документ повинна бути оформлена на загальному бланку організації з зазначенням виду документа.
Посадова інструкція працівника входить в Уніфіковану систему організаційно - розпорядчої документації і має уніфіковану форму.
Посадову інструкцію, як правило, стверджує заступник керівника, який курирує даний підрозділ, або сам керівник. Підписує посадову інструкцію керівник структурного підрозділу. Візи узгодження оформляють у встановленому порядку, однак, враховуючи характер даного документа, на ньому мають бути обов'язково візи начальників кадрової та юридичної служб та інших осіб, пов'язаних з працівником при виконанні його функціональних обов'язків.
При необхідності може оформлятися і зовнішнє узгодження грифом узгодження, але це буває вкрай рідко.
Тема посадової інструкції, як уже зазначалося, повинен відповідати на запитання «кого?»: наприклад, посадова інструкція бухгалтера, юрисконсульта.
Текст посадової інструкції складається з наступних типових розділів:
Загальні положення
Функції
Посадові ...
