оз'яснюють порядок застосування законодавчих актів, розпорядчих документів в тій чи іншій галузі діяльності. Так, наприклад, Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації роз'яснює порядок застосування Державної системи документаційного забезпечення управління, державних стандартів щодо оформлення документів, Основних правил роботи відомчих архівів.
Інструкції оформляються на загальному бланку організації з зазначенням виду документа. Заголовок повинен чітко визначати питання (область діяльності), на які поширюються вимоги інструкції.
Як правило, інструкція підписується тим керівником підрозділу, в основні завдання якого входять питання (область діяльності), зазначені в заголовку до інструкції. Інструкцію з діловодства буде підписувати керівник служби діловодства (документаційного забезпечення управління), інструкцію по веденню бухгалтерського обліку в організації - головний бухгалтер.
Інструкція візується керівниками всіх зацікавлених структурних підрозділів, юрисконсультом, заступником керівника, який курирує те коло питань, якого стосується зміст інструкції. Інструкції підлягають затвердженню, і найчастіше воно здійснюється наказом керівника, в якому роз'яснюється порядок і строки її введення в дію і називаються відповідальні виконавці.
Текст інструкції складається з розділів, найменування яких залежить від змісту яких торкається питань, але першим розділом завжди йде розділ «Загальні положення». У ньому викладаються цілі та причини видання документа, область поширення, порядок і обов'язковість використання, документи, що послужили підставою для його розробки, та інші відомості загального характеру. Розділи можуть розбиватися на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Як у будь-якому правовому акті, в інструкції текст за стилем викладу носить розпорядчий характер і викладається від третьої особи однини чи множини, наприклад: «Всі знову прийняті на роботу співробітники організації повинні бути ознайомлені з цією інструкцією».
Інструкція - документ тривалого користування. Всі зміни в інструкцію вводяться наказом керівника, і діє вона до її скасування або затвердження нової інструкції.
Різновидом інструкції є посадова інструкція, то є інструкція «на посаду».
Посадова інструкція - правовий акт, що видається організацією з метою регламентації організаційно-правового становища працівника, його обов'язків, прав, відповідальності.
Посадова інструкція буває типова (зразкова) і конкретна. Типова посадова інструкція розробляється на посади, що мають однаковий набір обов'язків, прав, відповідальності незалежно від того, в якій галузі функціонує дана організація. Наприклад, може бути створена типова посадова інструкція касира. Однак наявність типової посадової інструкції не означає, що немає необхідності розробляти конкретну посадову інструкцію. Такі посадові інструкції мають бути розроблені на всі посади, передбачені штатним розкладом організації, а типові інструкції можуть служити основою для їх розробки.
Посадова інструкція є фактичним описом посади, і вона необхідна для створення ефективних умов роботи, виконання штатним персоналом поставлених перед структурним підрозділом цілей і завдань. Посадова інструкція як організаційний документ закріплює орг...
