pan>
Директор Підпис Г.І. Артамонов
М.П.
Наказом керівника організації призначається посадова особа, відповідальна за облік, зберігання і використання документів, що містять конфіденційні відомості.
Якщо відомості з В«Переліку ...В» переносяться в документи, то документи стають конфіденційними, і від того, як буде організована робота з ними, залежить успішна діяльність підприємства.
В
3.9.3 Організація роботи з документами, що містять конфіденційні відомості
Працівники підприємства, допущені до конфіденційних відомостей і документів, перш ніж отримати доступ до них, повинні пройти інструктаж і ознайомитися з пам'яткою про збереження комерційної таємниці підприємства. Пам'ятка складається службою безпеки з урахуванням специфіки конкретного підприємства, підписується заступником директора і затверджується керівником підприємства.
Ведення діловодства, що забезпечує облік і збереження документів, що містять конфіденційні відомості, передбачає виконання низки рекомендацій.
Для збереження комерційної таємниці (КТ) в організації наказом керівника призначається відповідальна особа. Ця особа несе персональну відповідальність за втрату документів або витік інформації з них.
Всі документи, що містять конфіденційні відомості, підлягають обліку і спеціальному позначенню. На документі проставляють гриф обмеження доступу в правому верхньому кутку першого аркуша із зазначенням номера примірника.
Такі грифи показують, що право власності на інформацію, що міститься в документі, належить підприємству і охороняється законодавчо.
У тексті документа також може бути обговорена конфіденційність відомостей, права підприємства на них, порядок їх використання і т.п. Наприклад, якщо комерційна таємниця є результатом спільної діяльності з іншим підприємством, то необхідність її збереження повинна бути відображена в контракті. У разі відсутності грифа В«КТВ» і вказівок на конфіденційність у тексті передбачається, що автор і особи, що підписали або затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.
На документі з грифом В«КТВ» вказується кількість примірників документа і місце знаходження кожного з них (нижче реквізитів В«підписВ» і В«позначка про виконавцяВ»), наприклад:
Складено у двох прим.:
прим. № 1 - на адресу;
прим. № 2 - у справу № 2-4.
Відмітка про кількість складених примірників проставляється на примірнику, який підшивається до справи.
На звороті аркуша документа, що має гриф, керівник пише прізвища тих посадових осіб, яким дозволено користуватися цим документом, наприклад:
Дозволяю:
1. А.Є. Мамічева
2. А. В. Кремньову
Підпис керівника
Дата
Друкування документів з грифом В«КТВ» проводиться централізовано, у спеціально відведеному приміщенні (робочому місці), що виключає доступ сторонніх осіб. Видрукувані і підписані документи передаються для реєстрації посадовій особі, відповідальній за їх облік.
Чернетки, файли, варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії документа: В«Чернетка (або файл) знищений. Підпис. Дата В».
Всі документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструються окремо від збірки в В«Журналі реєстрації документів з грифом" КТ "В». При значному обсязі документів можуть бути заведені журнали окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів підприємства, що містять гриф В«КТВ». Усі аркуші журналів, що враховують такі документи, нумеруються, прошиваються і опечатуються. У кінці журналу в засвідчувальному аркуші зазначається загальна кількість аркушів (цифрами і прописом).
Всі надходять (вхідні) документи з грифом В«КТВ» приймаються і розкриваються спеціально призначеною посадовою особою або секретарем-референтом, якщо йому надане таке право. При надходженні обов'язково перевіряється цілісність кореспонденції, кількість аркушів та примірників основного документа та додатків до нього. У разі відсутності або недос...
