тачі в конвертах (пакетах) документів з грифом В«КТВ» складається акт у двох примірниках, один з яких направляється відправнику.
Документи, що мають гриф В«КТВ», формуються в окрему справу (або справи). На обкладинці справи у правому верхньому кутку ставиться гриф В«КТВ». На внутрішній стороні обкладинки справи пишеться список співробітників, що мають право користування цією справою. Всі аркуші справи нумеруються простим олівцем у правому верхньому куті. На початку справи підшивається внутрішній опис документів, що містяться в ньому, в кінці справи підшивається засвідчувальний лист. Зберігаються такі справи в сейфі, який опечатується посадовою особою, відповідальною за збереження документів з грифом В«КТВ». Інші працівники підприємства не повинні мати доступ до цього сейфу.
Рух (видача і повернення) документів з грифом В«КТВ» повинно своєчасно відображатися в В«Журналі обліку видачі документів з грифом" КТ "В».
При видачі документа конфіденційної документації працівник, який отримав документ із грифом В«КТВ», повинен звірити № отриманого документа з № в журналі, перевірити кількість аркушів і поставити в журналі свій підпис.
Видані для роботи документи з грифом В«КТВ» підлягають поверненню секретарю-референту в той же день. З дозволу керівництва підприємства окремі документи з грифом В«КТВ» можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання роботи з ними, за умови повного забезпечення схоронності документів на робочому місці виконавця (наявність сейфа, кодового замка і т.д.). При поверненні документа з грифом В«КТВ» секретар-референт звіряє № документа за журналом, перевіряє кількість аркушів документа і в присутності працівника ставить у графі «³дмітка про поверненняВ» свій підпис і дату повернення документа.
Передача документів і справ іншим працівникам підприємства, що має допуск до цих документів, здійснюється тільки через секретаря-референта з обов'язковим записом в журналі.
Забороняється вилучення із справ або переміщення документів з грифом "КТВ» з однієї справи в інше без дозволу керівництва і відміток в В«Журналі реєстрації документів з грифом" КТ "В».
Документи з грифом В«КТВ» забороняється виносити з офісу. Лише у виняткових випадках керівник або його заступники можуть дозволити співробітникам винос таких документів з будівлі для узгодження, підписання тощо з прийняттям необхідних заходів обережності.
На підприємстві повинен бути прийнятий суворий порядок розмноження документів з грифом В«КТВ». Вони повинні копіюватися з дозволу керівництва підприємства у спеціально виділеному приміщенні. Усі копії конфіденційних документів беруться на облік у спеціальному журналі чи в В«Журналі реєстрації документів з грифом" КТ "В». Кількість примірників документів з грифом В«КТВ» має бути обмежена, причому кожен екземпляр готується для заздалегідь визначеного адресата чи виконавця. Розмноження документів слід проводити в присутності посадової особи, відповідальної за документ. Всі браковані копії документу їм забираються і підлягають негайному знищенню. Усі справи з грифом В«КТВ» та журнали їх обліку в обов'язковому порядку вносяться в номенклатуру справ підприємства.
Після закінчення року спеціально створена комісія підприємства виконує наступні роботи:
- перевіряє наявність всіх документів з грифом В«КТВ»;
- відбирає документи з грифом В«КТВ» для архівного зберігання;
- відбирає документи з грифом В«КТВ» для знищення.
Перевірка наявності документів з грифом В«КТВ» за рішенням керівництва підприємства може проводитися з іншою періодичністю, наприклад, після закінчення кожного кварталу.
У разі встановлення факту втрати документів з грифом В«КТВ» негайно ставиться до відома керівник підприємства, служба безпеки і вживаються всі заходи до розшуку документа. Для розслідування факту втрати документа керівником підприємства призначається комісія.
На загублені документи після того, як розшук їх не приніс позитивних результатів, складається акт. У В«Журнал реєстрації документів з грифом" КТ "В» вносяться відповідні відмітки про втрату.
При звільненні співробітника, відповідального за документи з грифом В«КТВ», проводиться перевірка значаться за ним документів та їх передача новопризначеному особі. Акт прийому-передачі цих документів затверджується керівником підприємства або його заступником.
