в в процесі їх зберігання та використання. Зазначимо, що управління документами, складаються на архівному збереженні, передбачає організацію, здійснення та контроль за здійсненням. заходів щодо:
раціонального розміщення документів;
впорядкованого руху (Переміщення) документів;
забезпечення належного фізичного стану документів;
.
В
копіювання документів (у Зокрема, з метою створення страхового фонду та фонду користування).
У необхідних випадках, крім того, можуть проводитися заходи щодо повернення в архів документів, строки, видачі яких у тимчасове користування минули, а також щодо розшуку невиявлених документів.
Збереження документів, перебувають на архівному збереженні, забезпечується:
підтриманням будівель (Приміщень) архіву, їх обладнання та систем життєзабезпечення в належному стані;
дотриманням оптимальних параметрів режимів зберігання, у тому числі світлового, температурно-вологісного, санітарно-гігієнічного та охоронного режимів;
раціональним розміщенням документів безпосередньо в місцях храпения (сховищах).
Не менше значення для забезпечення збереження документів маю), крім того, встановлення і неухильне дотримання порядку їх переміщення при використанні, а також своєчасне і повне проведення заходів з перевірки наявності та стану документів. Ця обставина спонукає нас зупинитися на перерахованих питаннях більш докладно.
Згідно з Основними правилами роботи архівів організацій використання документів, які перебувають на архівному збереженні, допускається для:
виконання запитів соціально-правового характеру, що надійшли в установленому порядку від юридичних і фізичних осіб;
роботи всередині підприємства і пристосованих для цієї мети місцях (наприклад, в постійно функціонуючому при архіві читальному залі);
роботи за межами підприємства, у тому числі при підготовці інформаційних заходів, в ЗМІ та інший публікаційної діяльності.
У багатьох випадках виконання відповідних заходів та (завдань) передбачає передачу документів під тимчасове користування - тобто видачу за запитом і подальший прийом в місця зберігання. У меншій мірі це стосується виконання запитів соціально-правового характеру, задоволення яких здійснюється допомогою надання звернулися сторонам, належним чином оформлених архівних довідок, архівних виписок або архівних копій - без передачі у тимчасове користування самих документов.Видача справ (документів) під тимчасове користування должност |-ним особам (структурним підрозділам) підприємства вироб диться з відома керівника архіву під розпис у карті-замістите-] ле і аркуші використання справи терміном не більше 30 днів, який необхідних випадках може бути продовжений ще на 30 днів після тоги як буде посвідчена збереження переданого в тимчасово-користування справи (Документа). Видача та повернення справи документа на місце зберігання фіксуються в книзі (журналі) видачі справ. p> Передача ...
