справ (документів) під тимчасове користування іншим підприємствам (організаціям, установам) на строк не більше 3 місяців оформляється актом (див. раніше), один з екземплярі якого видається одержувачу документа, а другий залишається в архів. Акти підписуються керівниками підприємств з засвідчення підписів гербовими печатками.
Стан справ, що повертаються в архів після отримання у тимчасове користування, має бути перевірено в присутності осіб повертає справу. Перевірці підлягають комплектність справи (про разующіх його документів) і стан справи на предмет відсутності-механічних і інших пошкоджень. Виявлені недоліки фіксуються в акті. Крім того, з метою перевірки загальної наявності стану справ (документів) в архіві проводяться регулярні перевірки, в ході яких встановлюються фактичну наявність документів, відповідність фактичної наявності справ документ-даними обліку, кількість справ документів, що підлягають реставрації та (або) профілактичній обробці, а також кількість виявлених документів ".
Одночасно виявляються і по можливості усуваються недоліки в обліку справ (документів) архіву.
Комплексні перевірки наявності та стану справ документів повинні проводитися в архіві не рідше одного разу на 5 років. Перевірю справ (документів), що підлягають передачі на відомче (Державне), зберігання, проводяться безпосередньо перед початком відповідних підготовчих заходів. Одноразові (позапланові) перевірки проводяться:
після переміщення справ ( документів) в інше приміщення архіву:
після надзвичайних пригод (зокрема, пов'язаних з фактами несанкціонованого доступу в місця зберігання сторонніх осіб);
при зміні керівництва архіву:
при реорганізації (Ліквідації) підприємства. p> Виявлені недоліки фіксуються в акті перевірки. Приклад акту представлений на стор 102-103. Зазначимо в висновок, що зберігання документів в архіві підприємства повинно здійснюватися у межах строків, встановлених для відповідних документів. Відомості про терміни зберігання основних видів документів в архіві підприємства представлені в таблиці 11
Таблиця 11. Відомості про термінах хрипіння основних видів документів, а архіві підприємстві
В
В
В
РОЗДІЛ 3
Особливості підготовки документів підприємства
Глава 7
ОСНОВНІ ВИМОГИ ДО УТРИМАННЮ ДОКУМЕНТІВ
7.1. Складові змісту. Роль змісту в ефективної реалізації функціонального призначення
управлінських документів підприємства
Розгляд питань підготовки управлінських документів почнемо з висвітлення основних вимог, пред'являються до їх змісту. Зазначимо, що в ряді джерел під змістом управлінського документа розуміється тільки його текст, що відображає основний сенс документа. На наш погляд, це не зовсім гак. У обо-j снованіе подібної точки зору пошлемося, наприклад, на відповідні положення державного станд...
