ня плану проведення заходу передбачає наявність спеціальних знань і чіткого розуміння, як зробити його дійсно вдалим. Тому для організації special events, в тому числі і фестивалю зазвичай залучаються професіонали - event-компанії, які спеціалізуються саме на проведенні заходів за запитами компанії-замовника з урахуванням усіх побажань оного і, звичайно, очікувань його клієнтів.
У окремий напрям маркетингової діяльності виділився фестиваль (festivus, лат. - веселий, святковий). Як вид подієвого маркетингу він являє собою захід, мета якого - представити предмети і явища, організовані в дусі свята і за певним сценарієм (Додаток 2). Ознаки цього заходу:
святкова форма (в основі фестивалю закладено поняття свята);
ритуальний характер (заздалегідь задані правила проведення фестивалю);
змагальність (наявність конкурсів, демонстрацій, шоу-показів).
Фестиваль легко інтегрується в різні ІМК-програми (ІМК - інтегровані маркетингові комунікації). Нерідко його об'єднують з іншими засобами маркетингової комунікації - презентаціями (якщо необхідна пробация новинок компанії), PR-заходами (для отримання паблісіті).
Існує відпрацьований алгоритм дій при складанні плану спеціального заходу. По-перше, повинна бути чітко визначена мета special event. Її необхідно узгодити з усіма зацікавленими особами, донести до відома всіх організаторів та учасників підготовки заходу. Кожен із них має чітко знати, кому, чому і для чого це все треба.
При складанні плану необхідно розробити концепцію і розписати сценарій заходу. Special event на те й special, що він особливий, тобто концепція заходу повинна відрізнятися від концепцій event ів, вже проведених для просування аналогічної продукції. Сценарій повинен включати в себе не тільки всі продумані і передбачувані ситуації, а й враховувати можливі відхилення від плану, невірний хід подій. Для того щоб зменшити ризик зриву будь-яких складових заходи; краще скласти запасний план, що враховує всі можливі зміни в програмі з метою утримання контролю над ситуацією.
Виходячи з бюджету заходу, під концепцію і сценарій обирається майданчик. Як і все інше, розташування, розмір і можливості майданчики розраховуються з урахуванням виділених на захід засобів, кількості і очікувань запрошених, специфіки програми event а. Під концепцію розробляється і дизайн майданчика, вибираються розваги для гостей, залучається кейтерінгова компанія.
Просто написати сценарій занадто легко. Потрібно вибрати технічні засоби, необхідні для втілення сценарію. А для придбання цих коштів потрібно детально розрахувати бюджет. Special event - дороге задоволення, але при правильній організації воно себе окупає: або приносить компанії дохід від зростання рівня продажів, або піднімає її імідж, змінюючи уявлення про неї в кращу сторону. Вибір і придбання технічних засобів не можна відкладати «на потім». Як тільки в сценарії заходу було затверджено влаштувати те чи інше шоу, необхідно відразу забезпечити все, щоб це шоу стало можливим. Якщо в прес-релізі заходу гостю обіцяно лазерне уявлення, то це подання має бути показано, інакше гість залишиться розчарований. Більше того, про своє розчарування він повідає своїм друзям і знайомим, що безумовно не кращим чином позначиться на іміджі компанії. Вважається, що один незадоволеність одного клієнти провокує незадоволеність п'яти потенційних клієнтів, тому не можна недооцінювати роль «сарафанного радіо».
Забезпечивши технічну базу event а, необхідно знайти підрядників, переконатися в якості їх роботи, укласти з ними договір. Без подібної формальної складової event може попросту зірватися. Більш того, представник компанії-замовника повинен постійно стежити за ходом робіт і контролювати ситуацію.
Коли вибрано майданчик, всі технічні питання вирішені, деталі відпрацьовані, гості запрошені, і ЗМІ оповіщені, настає сам захід. Природно що, виконавши роботу з організації, команда, що займалася втіленням ідеї заходи в життя, теж хоче відпочити. Однак хід заходу, і контроль за подіями, не менш важливий, ніж процес організації. Відповідальний менеджер event а повинен бути завжди готовий вирішити виникаючі по ходу заходу проблеми. Навіть при самому відповідальному підході і дуже гарній організації спеціальної події дрібних проблем не уникнути. Мета менеджера не тільки в тому, щоб «все пройшло гладко», а й у тому, щоб «згладити кути», якщо такі є.
Тому час відпочинку для організаторів настає тоді, коли майданчик залишає останній гість. Гості, до слова, з подібних заходів йдуть з подарунками, які також продумуються і замовляються у компаній, що займаються подарунковою продукцією. При цьому якщо подарунок чисто сувенірний, то повинен бути цікавий і гарний, щоб...
