В основному всі проблеми з'являються, якщо ви не приділили належної уваги питанням вибору майданчика. Отже, багато небезпеки можна виключити, лише витративши на даній стадії трохи більше часу.
Західні event-фахівці рекомендують при виборі місця для проведення детально аналізувати ситуацію: якщо кількість потенційних небезпек, з якими ми можемо зіткнутися в процесі, занадто велике, то краще пошукати інший майданчик.
Виступаючі персони
Ризики для наших event-проектів, пов'язані з виступаючими персонами, в цілому досить схожі на ризики, пов'язані з персоналом, але мають свою специфіку.
Уявімо якийсь науковий семінар, де аудиторія нараховує кілька сот людей. Виступати виходить молодий і дуже перспективний фахівець, який в лабораторії просто творить чудеса. Однак, поставши перед такою численною (для нього, зрозуміло) аудиторією, він просто не знає, як себе вести. І як наслідок - його виступ виявляється в кращому випадку «зім'ятим», а в гіршому - проваленим. Подібні накладки можна запобігти:
по-перше, підбираючи для участі в проекті людей, які вже мали досвід публічних виступів;
по-друге, за допомогою репетицій, якими частенько нехтують, але вони дійсно можуть нівелювати той негативний ефект, який ми можемо отримати від виступу недосвідченого людини (а бувають випадки, коли без якоїсь конкретної персони не обійтися);
Наступний момент, про який варто подбати, - це статус і популярність (позитивна чи негативна) виступаючої персони.
Будь-яка компанія-організатор хоче роздобути на свій захід найіменитіших і авторитетних людей, часом не особливо піклуючись про наслідки. Приміром, в числі виступаючих персон може опинитися людина нехай і з гучним ім'ям, але з серйозно заплямованою репутацією в рамках індустрії. Або для виступів ми можемо запросити двох індустріальних експертів (або ж зірок шоу-бізнесу), які вже давно ворогують один з одним. Ці моменти необхідно відстежувати і виключати. ??
Обладнання
Будь-яка компанія, організуюча те чи інше спеціальний захід, намагається задіяти якомога більше новітніх технологій для твори максимально позитивного враження на свою аудиторію.
Причому цей підхід абсолютно не можна назвати помилковим або неправильним, але, роблячи вибір на користь якоїсь інновації, слід розуміти, що в якості слідства ми отримуємо додаткові ризики.
По-перше, серед персоналу може не виявитися людини, якому під силу повноцінно працювати з використовуваною технологією та обладнанням. Ця небезпека легко виключається, якщо найняти зовнішнього фахівця.
По-друге, умови обраної майданчики для проведення special event можуть не відповідати технічним вимогам екзотичного обладнання, яке планується задіяти.
По-третє, бажання здивувати аудиторію може переважити здоровий глузд, і в цьому випадку -Отримайте перевантажений технологічними інноваціями special event (бюджет якого ще й не відповідає поставленим завданням), половину з яких аудиторія просто не зрозуміє.
Наступний момент - це всілякі дрібниці.
Наприклад, в пульті від проектора раптом сідають батарейки, запасних немає, і виступаючої персони доводитися перемикати слайди з допомогою асистента, викликаного із залу.
Або інший варіант: у найвідповідальніший момент з'ясовується, що в офісі був забутий шнур, яким під'єднується DVD-програвач до телевізора.
На перший погляд, ці ризики можуть здатися не такими вже й критичними, але престижу і статусу заходу подібні накладки шкодять дуже сильно.
І нарешті, самий неочевидний ризик в даній категорії (неочевидний - бо про нього рідко замислюються заздалегідь) пов'язаний з орендованим обладнанням. Будь-яка техніка схильна випадковим пошкоджень (пролита кава, фатальне падіння внаслідок неакуратне поводження і т.д.), і якщо на нашому заході орендоване обладнання було зіпсовано з необ'єктивним причин, то ми, відповідно, понесемо додаткові витрати.
Підводячи ж підсумок, варто додати, що під час планування і проведення спеціальних заходів від ризиків нікуди не піти, з ними потрібно працювати. У цій справі може виявитися корисною консультація або співпрацю з компанією, яка спеціалізується на special events, бо професіоналам всі ризики вже давно відомі і, що важливіше, вони заздалегідь знають рішення для багатьох типових проблем.
Для того щоб провести захід, потрібна серйозна підготовка. Для того щоб event був успішним, сил і часу буде потрібно ще більше. Для реалізації можливостей special event як PR-акції захід повинні бути справжньою подією.
Складан...
